IA y automatización

Automatizar procesos de negocio — con IA donde de verdad ayuda.

Muchas tareas recurrentes surgen entre el correo, el calendario, los formularios, las hojas de cálculo y los documentos. VEZOZA conecta estos sistemas mediante interfaces para que los procesos funcionen solos — y solo usa IA donde ahorra trabajo de forma notable.

Solicitar su Digital Check gratuito Así trabajamos

Protección de datos estudiada en cada flujo Sobre sus sistemas actuales Persona de contacto personal

Menos clics. Menos copiar y pegar. Menos olvidos.

Automatizaciones en torno a sus procesos de negocio actuales. Mediante interfaces, el correo, el calendario, los formularios, las hojas de cálculo, los documentos, el sitio web y los sistemas internos pueden comunicarse entre sí — y Google Workspace en particular ofrece mucho para ello.

Procesos típicos

La solicitud desde la web llega automáticamente al CRM o a una hoja de cálculo
Una nueva solicitud avisa al instante al empleado responsable
Una cita genera automáticamente una confirmación
Un formulario genera un documento o PDF terminado
Los documentos se archivan automáticamente en su sitio
Al terminar un encargo se envía la solicitud de reseña
Las hojas de cálculo y los calendarios se actualizan solos

Donde la IA de verdad ayuda

Extraer información de documentos
Preclasificar y categorizar correos
Resumir textos largos
Estructurar datos no estructurados
Asignar solicitudes al área correcta
Preparar documentos en lugar de teclearlos de nuevo
Hacer consultable el conocimiento interno

Usar la IA donde ahorra trabajo — no donde solo parece impresionante.

Qué conectamos

Gmail
Google Calendar
Google Sheets
Google Drive
Google Docs
Formularios web
CRM
Documentos PDF
Herramientas de reservas
Interfaces (API)

Partimos de los sistemas que ya tiene. Solo proponemos software nuevo cuando aporta una ventaja clara.

Un ejemplo: de la solicitud a la reseña.

Así puede ser un proceso conectado. Qué pasos tienen sentido en su caso depende de sus procesos.

Paso 1

Solicitud

Un cliente rellena el formulario de su sitio web.

Paso 2

Asignación

La solicitud llega a la hoja de cálculo o al CRM y se avisa al empleado responsable.

Paso 3

Cita y documento

Se confirma la cita y el presupuesto o la documentación se generan a partir de una plantilla.

Paso 4

Reseña

Al finalizar, se envía la petición de una reseña en Google.

Pensado en conjunto: la automatización da su mejor resultado cuando el sitio web, Google Workspace y el Perfil de Empresa en Google vienen de un mismo proveedor — así los formularios, los buzones y los enlaces de reseñas encajan desde el principio.

Estos son los proveedores de IA y nube con los que trabajamos.

Integramos los modelos y servicios que encajan con cada proceso — a través de las interfaces de los grandes proveedores, en lugar de operar modelos de lenguaje propios. Qué proveedor y qué región de datos son adecuados para su flujo de trabajo lo aclaramos de antemano.

Anthropic

Claude
OpenAI

ChatGPT y API
Google

Workspace, Ads y Maps
Amazon Web Services

Nube y servicios de IA

Todas las marcas, logotipos y nombres de productos mencionados pertenecen a sus respectivos titulares. La mención describe únicamente las herramientas que utilizamos y no implica ninguna colaboración, certificación ni recomendación por parte de estos proveedores. Alojamos su sitio web en Alemania. En Google Workspace y en los servicios de nube e IA cuidamos que haya regiones de datos adecuadas, contratos de encargo del tratamiento y una configuración conforme a la protección de datos.

Protección de datos pensada desde el principio.

La protección de datos y la ubicación de los datos forman parte del diseño, no de los arreglos posteriores. Analizamos cada flujo de trabajo por separado — qué datos circulan, hacia dónde y quién puede acceder a ellos.

Según la solución, prevemos

Alojamiento en Alemania o en la UE
Contrato de encargo del tratamiento (DPA) con el proveedor
Tratamiento de datos controlado
La menor cesión de datos posible
Permisos de acceso claros

No todas las tareas tienen que pasar por un servicio de IA externo. A menudo basta con una automatización basada en reglas sin IA, o los contenidos sensibles quedan completamente al margen. Donde la IA tiene sentido, elegimos proveedores y ajustes acordes con los datos que se procesan.

Lo que es posible en concreto depende de cada flujo de trabajo y de cada proveedor — lo aclaramos antes con honestidad, en lugar de hacer promesas generales.

Así trabajamos.

Primero entender, después empezar en pequeño y luego operar de forma continua.

Analizar el proceso

Vemos cómo funciona hoy realmente un proceso: quién teclea, copia o reenvía qué y dónde — y dónde surgen errores o tiempos de espera.

Construir un prototipo

Primero automatizamos un proceso bien delimitado y lo probamos con casos reales. Así ve pronto si ahorra el trabajo esperado.

Operar y adaptar

El proceso entra en funcionamiento y lo mantenemos. Si cambia un formulario, una interfaz o su forma de trabajar, lo adaptamos.

En los paquetes: las automatizaciones básicas están incluidas a partir de Managed Business (desde 649 € / mes); las automatizaciones a medida y los flujos con IA, a partir de Managed Growth (desde 1.250 € / mes). Los proyectos más grandes los presupuestamos aparte y por adelantado. Ver paquetes.

Preguntas frecuentes

¿Puede VEZOZA automatizar procesos?

Sí. Sobre todo en torno a Google Workspace, el sitio web, las interfaces (API) y los sistemas de empresa existentes, se pueden automatizar muchos procesos recurrentes — desde la solicitud por formulario hasta el documento terminado y archivado.

¿Necesito un software nuevo para ello?

En muchos casos, no. Primero partimos de los sistemas que ya utiliza, como Google Workspace, su sitio web o su CRM. Solo proponemos herramientas nuevas cuando aportan una ventaja clara.

¿Es posible automatizar con IA cumpliendo el RGPD?

La protección de datos y la ubicación de los datos deben analizarse por separado para cada flujo de trabajo concreto. Diseñamos soluciones con proveedores adecuados, contrato de encargo del tratamiento (DPA) y alojamiento en Alemania o en la UE — de forma deliberada, no hacemos promesas generales de conformidad.

¿Toda automatización tiene que incluir IA?

No. Muchos procesos no necesitan IA, solo reglas fijas: cuando llega un formulario, se guarda en la hoja de cálculo y se avisa al empleado responsable. Usamos IA cuando hay que procesar contenido no estructurado, como documentos o correos redactados libremente.

¿Qué ocurre si una automatización falla?

Construimos los procesos de forma que los errores se hagan visibles en lugar de desaparecer en silencio, y los mantenemos durante el funcionamiento. Si cambia una interfaz o un formulario, adaptamos el proceso.

¿Cuánto cuesta una automatización?

Las automatizaciones básicas están incluidas a partir del paquete Managed Business (desde 649 € / mes). Las automatizaciones a medida y los flujos con IA se incluyen a partir de Managed Growth (desde 1.250 € / mes). Los proyectos más grandes los presupuestamos aparte y por adelantado.

¿Por dónde es mejor empezar?

Por el proceso que hoy le cuesta más tiempo o que produce más errores. En el Digital Check analizamos sus procesos y le indicamos las automatizaciones que más beneficio aportan.

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Contratable por separado — más eficaz como un único sistema gestionado con una sola persona de contacto.

¿Qué procesos le cuestan tiempo cada semana?

En el Digital Check gratuito analizamos sus tareas recurrentes y le mostramos qué tiene sentido automatizar — y qué no.

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