KI & Automatisierung

Geschäftsprozesse automatisieren — mit KI, wo sie wirklich hilft.

Viele wiederkehrende Aufgaben entstehen zwischen E-Mail, Kalender, Formularen, Tabellen und Dokumenten. VEZOZA verbindet diese Systeme über Schnittstellen, damit Abläufe von selbst laufen — und setzt KI nur dort ein, wo sie spürbar Arbeit spart.

Kostenlosen Digital-Check anfragen So gehen wir vor

Datenschutz pro Workflow geprüft Auf Ihren bestehenden Systemen Persönlicher Ansprechpartner

Weniger klicken. Weniger kopieren. Weniger vergessen.

Automatisierungen rund um Ihre bestehenden Geschäftsprozesse. Über Schnittstellen können E-Mail, Kalender, Formulare, Tabellen, Dokumente, Website und interne Systeme miteinander kommunizieren — gerade Google Workspace bietet dafür sehr viel.

Typische Abläufe

Website-Anfrage landet automatisch im CRM oder in einer Tabelle
Neue Anfrage informiert sofort den zuständigen Mitarbeiter
Termin löst automatisch eine Bestätigung aus
Formular erzeugt ein fertiges Dokument oder PDF
Dokumente werden automatisch richtig abgelegt
Nach abgeschlossenem Auftrag startet die Bewertungsanfrage
Tabellen und Kalender aktualisieren sich selbst

Wo KI wirklich hilft

Informationen aus Dokumenten extrahieren
E-Mails vorsortieren und kategorisieren
Lange Texte zusammenfassen
Unstrukturierte Daten strukturieren
Anfragen dem richtigen Bereich zuordnen
Dokumente vorbereiten statt neu tippen
Internes Wissen durchsuchbar machen

KI dort einsetzen, wo sie Arbeit spart — nicht dort, wo sie nur beeindruckend aussieht.

Womit wir verbinden

Gmail
Google Kalender
Google Sheets
Google Drive
Google Docs
Website-Formulare
CRM
PDF-Dokumente
Buchungstools
Schnittstellen (APIs)

Wir setzen auf Ihren vorhandenen Systemen auf. Neue Software schlagen wir nur vor, wenn sie einen klaren Vorteil bringt.

Ein Beispiel: von der Anfrage bis zur Bewertung.

So kann ein verbundener Ablauf aussehen. Welche Schritte bei Ihnen sinnvoll sind, hängt von Ihren Prozessen ab.

Schritt 1

Anfrage

Ein Kunde füllt das Formular auf Ihrer Website aus.

Schritt 2

Zuordnung

Die Anfrage landet in Tabelle oder CRM, der zuständige Mitarbeiter wird informiert.

Schritt 3

Termin & Dokument

Termin wird bestätigt, Angebot oder Unterlagen entstehen aus einer Vorlage.

Schritt 4

Bewertung

Nach Abschluss geht die Bitte um eine Google-Bewertung raus.

Zusammen gedacht: Automatisierung wirkt am stärksten, wenn Website, Google Workspace und Google Unternehmensprofil aus einer Hand kommen — dann passen Formulare, Postfächer und Bewertungslinks von Anfang an zusammen.

Mit diesen KI- und Cloud-Anbietern arbeiten wir.

Wir binden die Modelle und Dienste ein, die zum jeweiligen Ablauf passen — über Schnittstellen der großen Anbieter, statt eigene Sprachmodelle zu betreiben. Welcher Anbieter und welche Datenregion für Ihren Workflow infrage kommen, klären wir vorab.

Anthropic

Claude
OpenAI

ChatGPT und API
Google

Workspace, Ads und Maps
Amazon Web Services

Cloud und KI-Dienste

Alle genannten Marken, Logos und Produktnamen gehören ihren jeweiligen Inhabern. Die Nennung beschreibt ausschließlich die von uns eingesetzten Werkzeuge und bedeutet keine Partnerschaft, Zertifizierung oder Empfehlung durch diese Anbieter. Ihre Website hosten wir in Deutschland. Bei Google Workspace, Cloud- und KI-Diensten achten wir auf geeignete Datenregionen, Auftragsverarbeitungsverträge und eine datenschutzgerechte Konfiguration.

Datenschutz von Anfang an mitgedacht.

Datenschutz und Datenstandort gehören in die Konzeption, nicht in die Nachbesserung. Wir betrachten jeden Workflow einzeln — welche Daten fließen, wohin und wer darauf zugreifen kann.

Je nach Lösung planen wir

Hosting in Deutschland oder der EU
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter
Kontrollierte Datenverarbeitung
So wenig Datenweitergabe wie möglich
Klare Zugriffsrechte

Nicht jede Aufgabe muss an einen externen KI-Dienst gehen. Oft reicht eine regelbasierte Automatisierung ohne KI, oder sensible Inhalte bleiben ganz außen vor. Wo KI sinnvoll ist, wählen wir Anbieter und Einstellungen passend zu den Daten, die verarbeitet werden.

Was konkret möglich ist, hängt vom jeweiligen Workflow und Anbieter ab — das klären wir vorher ehrlich, statt pauschale Versprechen zu machen.

So gehen wir vor.

Erst verstehen, dann klein anfangen, dann dauerhaft betreiben.

Prozess aufnehmen

Wir sehen uns an, wie ein Ablauf heute tatsächlich läuft: wer was wo eintippt, kopiert oder weiterleitet — und wo Fehler oder Wartezeiten entstehen.

Prototyp bauen

Wir automatisieren zuerst einen klar abgegrenzten Ablauf und testen ihn mit echten Fällen. So sehen Sie früh, ob er die erwartete Arbeit spart.

Betreiben & anpassen

Der Ablauf geht in den Betrieb und wird betreut. Ändert sich ein Formular, eine Schnittstelle oder Ihr Prozess, passen wir ihn an.

In den Paketen: Grundlegende Automatisierungen sind ab Managed Business enthalten (ab 649 € im Monat), individuelle Automatisierungen und KI-Workflows ab Managed Growth (ab 1.250 € im Monat). Größere Vorhaben kalkulieren wir vorab separat. Pakete ansehen.

Häufige Fragen

Kann VEZOZA Prozesse automatisieren?

Ja. Besonders rund um Google Workspace, Website, Schnittstellen (APIs) und bestehende Unternehmenssysteme lassen sich viele wiederkehrende Abläufe automatisieren — von der Formularanfrage bis zur fertigen Dokumentablage.

Brauche ich dafür neue Software?

In vielen Fällen nicht. Wir setzen zuerst auf den Systemen auf, die Sie bereits nutzen, etwa Google Workspace, Ihrer Website oder Ihrem CRM. Neue Werkzeuge schlagen wir nur vor, wenn sie einen klaren Vorteil bringen.

Sind KI-Automatisierungen datenschutzkonform möglich?

Datenschutz und Datenstandort müssen für jeden konkreten Workflow einzeln betrachtet werden. Wir konzipieren Lösungen mit geeigneten Anbietern, Auftragsverarbeitungsvertrag und Hosting in Deutschland beziehungsweise der EU — pauschale Konformitätsversprechen geben wir bewusst nicht ab.

Muss jede Automatisierung KI enthalten?

Nein. Viele Abläufe brauchen keine KI, sondern nur feste Regeln: Wenn ein Formular eingeht, landet es in der Tabelle und der zuständige Mitarbeiter wird informiert. KI setzen wir ein, wo unstrukturierte Inhalte verarbeitet werden müssen, etwa Dokumente oder frei formulierte E-Mails.

Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?

Wir bauen Abläufe so, dass Fehler sichtbar werden statt still zu verschwinden, und betreuen sie im laufenden Betrieb. Ändert sich eine Schnittstelle oder ein Formular, passen wir den Ablauf an.

Was kostet eine Automatisierung?

Grundlegende Automatisierungen sind ab dem Paket Managed Business enthalten (ab 649 € im Monat). Individuelle Automatisierungen und KI-Workflows gehören ab Managed Growth dazu (ab 1.250 € im Monat). Größere Vorhaben kalkulieren wir vorab separat.

Wo fangen wir am besten an?

Bei dem Ablauf, der Sie heute am meisten Zeit kostet oder am häufigsten Fehler produziert. Im Digital-Check sehen wir uns Ihre Prozesse an und nennen die Automatisierungen mit dem größten Nutzen.

Hängt direkt damit zusammen

Einzeln buchbar — am stärksten als ein betreutes System mit einem Ansprechpartner.

Welche Abläufe kosten Sie jede Woche Zeit?

Im kostenlosen Digital-Check sehen wir uns Ihre wiederkehrenden Aufgaben an und zeigen Ihnen, was sich sinnvoll automatisieren lässt — und was nicht.

Kostenlosen Digital-Check anfragen So läuft der Check ab

20–30 Minuten · keine Vorbereitung nötig · unverbindlich