Kurz gesagt
Selbst einrichten reicht, wenn wenige Postfächer ohne Altdaten starten und jemand im Haus DNS und Admin-Konsole sicher bedient. Ein Dienstleister lohnt sich, wenn Postfächer von IONOS, Strato oder Microsoft 365 umziehen, mehrere Domains senden oder Datenschutzpflichten gelten.
- Google-Partner sind Unternehmen im Partnernetzwerk von Google, eingestuft als Select, Premier oder Diamant
- VEZOZA ist kein zertifizierter Google-Partner, Ihre Lizenzen laufen direkt über Google
- die häufigsten Fehler beim Selbermachen betreffen DNS, Admin-Konten und gelöschte Nutzer
- egal wer einrichtet: Das Konto und ein Super-Admin-Zugang gehören Ihrem Unternehmen
Was ein Google Workspace Partner ist
Umgangssprachlich heißt jeder Dienstleister für Google Workspace „Partner“, bei Google ist es ein Programm. Im Google Cloud Partner-Netzwerk stuft Google Unternehmen in drei Stufen ein, Select, Premier und Diamant, und vergibt Kompetenzen für einzelne Produkte und Branchen. Zertifizierte Partner finden Sie im Partnerverzeichnis.
Viele Partner verkaufen auch Lizenzen. Kaufen Sie über einen solchen Reseller, verwaltet er laut Google-Hilfe Abo und Abrechnung, kann Nutzer anlegen und Supportanfragen stellen und hat Zugriff auf Ihre Admin-Konsole, solange Sie ihn nicht entfernen.
Ein Partnerstatus zeigt, dass ein Dienstleister seine Kompetenz gegenüber Google nachgewiesen hat. Wer bei Ihnen ans Telefon geht, was der Umzug kostet und was nach der Einrichtung passiert, beantwortet er nicht. Diese Fragen stellen Sie jedem Anbieter, mit oder ohne Status. Brauchen Sie Enterprise-Funktionen oder mehr als 300 Nutzer, die Grenze der Business-Editionen laut Preisseite von Google, ist ein zertifizierter Partner mit passender Kompetenz die bessere Adresse.
Selbst einrichten oder beauftragen: die Entscheidung
Google beschreibt jeden Schritt in der Admin-Hilfe, technisch braucht es keinen Dienstleister. Entscheidend ist, wie viel an Ihrer E-Mail hängt und wer sich danach um den Betrieb kümmert.
Selbst einrichten passt, wenn
- wenige Postfächer ohne Altdaten starten
- jemand im Haus DNS und Admin-Konsole sicher bedient
- für die Umstellung mehrere Tage Zeit sind
- eine Vertretung für Urlaub und Krankheit geregelt ist
Ein Dienstleister lohnt sich, wenn
- Postfächer von IONOS, Strato oder Microsoft 365 umziehen
- mehrere Domains, Formulare oder Geräte mit Ihrer Domain senden
- Datenschutz- oder Aufbewahrungspflichten gelten, etwa in Kanzleien und Praxen
- niemand intern den Betrieb dauerhaft übernehmen soll
Der größere Unterschied liegt im Betrieb danach. Wer selbst einrichtet, trägt das Risiko selbst. Bei einem Dienstleister regelt der Vertrag Umfang, Reaktionszeit, Vertretung und Haftung, bei VEZOZA die AGB mit Leistungsbeschreibung. Gelten Berufsgeheimnis oder Aufbewahrungsfristen, gehören Auftragsverarbeitung, passende Edition und enge Freigaberegeln zur Einrichtung, mehr dazu auf der Seite Google Workspace.
Für die Umzüge gibt es eigene Anleitungen: IONOS, Strato und Microsoft 365. Was beide Wege kosten, auch in Arbeitszeit, rechnet der Ratgeber Kosten für 10 Mitarbeiter vor.
Checkliste: Das gehört zu einer sauberen Einrichtung
Ob Sie selbst einrichten oder einen Dienstleister daran messen: Am Ende sollten diese Punkte erledigt sein.
- Konto auf Ihr Unternehmen angelegt, Domain bestätigt
- ein Konto je Mitarbeiter, Funktionsadressen wie info@ als Gruppe oder Alias
- mindestens zwei Super-Admins, beide getrennt vom Alltagskonto
- 2-Faktor-Schutz für alle Konten erzwungen, nicht nur für Administratoren, bei denen Google ihn von sich aus verlangt
- MX auf Google, ein SPF-Eintrag mit allen Absendern, DKIM gestartet, DMARC eingeführt
- alte Mails, Kalender und Kontakte übertragen und stichprobenartig geprüft
- Freigaberegeln für Drive, geteilte Ablagen für Teamdaten
- Backup außerhalb von Google und ein Ablauf für ausscheidende Mitarbeiter
- Dokumentation: wer welche Rechte hat und was im DNS steht
Wer selbst betreut, sollte die Neuerungen im Blick behalten: Google ändert Funktionen und Standardeinstellungen laufend und kündigt sie im Workspace Updates Blog an. Unser Blog Google Workspace aktuell ordnet sie alle zwei Wochen auf Deutsch ein.
Typische Fehler beim Selbermachen, belegt aus der Google-Hilfe
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Alte MX-Einträge bleiben stehen
Google verlangt, alle anderen MX-Einträge zu entfernen. Bleiben alte oder falsche stehen, funktioniert Ihre E-Mail laut Google-Hilfe womöglich nicht richtig. Bis neue Einträge erkannt werden, können bis zu 72 Stunden vergehen.
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SPF, DKIM und DMARC nur halb eingerichtet
Der SPF-Eintrag muss alle Server enthalten, die mit Ihrer Domain senden, auch das Kontaktformular, mit höchstens zehn
include-Angaben. Beim DKIM-Schlüssel fehlt oft der letzte Schritt: „Authentifizierung starten“ in der Admin-Konsole. Und DMARC beginnt laut Google mitp=none, nicht gleich mit einer strengen Richtlinie. Alle Einträge im Detail: SPF, DKIM und DMARC. -
Kalender und Kontakte fehlen nach dem Umzug
Die IMAP-Migration überträgt laut Google nur E-Mails und Labels, keine Kalender, Kontakte oder Dateien. Diese müssen getrennt exportiert und importiert werden.
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Ein gemeinsames admin@-Konto für alle
Google rät, jedem Administrator ein eigenes Konto zu geben, mehrere Super-Admins einzurichten und das Super-Admin-Konto nicht im Alltag zu nutzen (Best Practices für Administratorkonten). Bei einem geteilten Konto zeigt das Protokoll nicht mehr, wer was geändert hat.
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Nutzer gelöscht, Daten weg
Was beim Löschen eines Kontos nicht übertragen wird, löscht Google. Wiederherstellen lässt sich ein Nutzer laut Google-Hilfe nur innerhalb von 20 Tagen. Den sicheren Ablauf zeigt der Ratgeber Mitarbeiter ausgeschieden.
Häufige Fragen
Ist VEZOZA ein Google Workspace Partner?
Nicht im Sinne des Partnerprogramms von Google. VEZOZA ist ein Dienstleister für Einrichtung und Betreuung von Google Workspace, kein zertifizierter Google-Partner und kein Lizenzhändler. Ihre Lizenzen schließen Sie direkt mit Google ab und bezahlen sie dort.
Kosten die Lizenzen über einen Partner mehr?
Das hängt vom Partner ab. Kaufen Sie über einen Reseller, rechnet er die Lizenzen ab, Preise und Tarife vereinbaren Sie mit ihm. Bei VEZOZA zahlen Sie die Lizenzen zum Preis von Google direkt an Google, Umzug und Betreuung kommen als eigene Rechnung dazu, siehe Preise.
Können wir selbst anfangen und später übergeben?
Ja. Wir übernehmen auch bestehende Umgebungen: Bestandsaufnahme, Rechte, Sicherheitseinstellungen und DNS prüfen und aufräumen, danach die laufende Betreuung. Die Übernahme kostet 590 € netto, ggf. zzgl. USt., statt des Umzugs.
Wie lange dauert es, Google Workspace selbst einzurichten?
Die Einstellungen sind schnell gesetzt, die Umstellung zieht sich über mehrere Tage. Google nennt bis zu 72 Stunden, bis neue MX-Einträge erkannt werden, und empfiehlt, DMARC erst einzurichten, wenn SPF und DKIM mindestens 48 Stunden laufen. Dazu kommt der Umzug alter Mails, Kalender und Kontakte.
Behalten wir die Kontrolle, wenn ein Dienstleister einrichtet?
Das sollten Sie. Achten Sie darauf, dass das Konto auf Ihr Unternehmen läuft und ein Super-Admin-Zugang bei Ihnen bleibt. Bei VEZOZA steht das in den AGB: Sie bleiben Inhaber Ihres Google Workspace, und nach Vertragsende übergeben wir alle Zugänge ohne zusätzliche Vergütung und entfernen unsere Administratorrollen.
Google Workspace, Gmail und Google Cloud sind Marken von Google LLC. VEZOZA ist mit Google nicht verbunden.