Inhalt
Kurz gesagt
Löschen Sie das Konto nicht sofort. Am letzten Tag sperren Sie die Zugänge, danach übertragen Sie die Daten, leiten die Adresse um und geben nach der Frist die Lizenz frei.
- Zugänge am letzten Tag schließen: Passwort, Sitzungen, Geräte, App-Zugriffe
- Drive, Kalender und Looker Studio an Kollegen übertragen, E-Mails gesondert sichern
- die Adresse per Abwesenheitsnotiz oder als Alias einer Gruppe weiterführen
- vorher klären, wer ins Postfach darf
Der letzte Arbeitstag ist ein Termin für die IT
Ein Konto, das einfach weiterläuft, ist ein offenes Fenster. Ein Konto, das zu früh gelöscht wird, nimmt Angebote, Kundenordner und Termine mit. An einem Nutzerkonto in Google Workspace hängt deutlich mehr als das Postfach:
Google Workspace Offboarding in drei Schritten
So gehen wir vor, angelehnt an die Empfehlungen in Googles Admin-Hilfe.
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Zugänge schließen, am letzten Tag
- Passwort zurücksetzen, Nutzer auf allen Geräten abmelden
- Bestätigungstelefon und Wiederherstellungsadresse prüfen
- App-Passwörter und Drittanbieter-Zugriffe (OAuth) widerrufen
- dienstliche Daten von Mobilgeräten entfernen
- Admin-Rollen entziehen, aus Gruppen entfernen
- Dienste außerhalb von Google sperren, die über das Konto liefen
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Daten übergeben
- Drive-Dateien, Kalender und Looker Studio per Datenübertragung an einen Kollegen
- Teamtermine in einen gemeinsamen Kalender, Ablagen in eine geteilte Ablage
- E-Mails gesondert sichern: Vault (je nach Edition), Archived User oder Export
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Über das Konto entscheiden
- Abwesenheitsnotiz oder Umleitung der Adresse einrichten
- archivieren, wenn Daten aufbewahrt werden müssen, sonst löschen
- vor dem Löschen bedenken: Wiederherstellung laut Google nur 20 Tage
- Lizenzanzahl anpassen, damit keine Kosten weiterlaufen
Was mit der E-Mail-Adresse des ehemaligen Mitarbeiters passiert
Kunden schreiben weiter an die alte Adresse. Ob diese Mails ankommen, wer sie liest und wie lange, sollte vorher entschieden sein.
| Option | Sinnvoll, wenn | Achtung |
|---|---|---|
| Abwesenheitsnotiz | Absender den neuen Ansprechpartner erfahren sollen, ohne dass jemand mitliest | befristen, das Konto bleibt so lange bestehen |
| Alias einer Gruppe | die Adresse nach dem Löschen weiterlaufen soll, etwa an vertrieb@ | erst nach dem Löschen des Kontos möglich |
| Delegieren | ein Kollege Vorgänge im Postfach weiterführen muss | macht Alt-Post sichtbar, auch private, nur nach Klärung |
Für die Zukunft gilt: Funktionsadressen statt Namen nach außen geben.
Drei Fehler, die wir beim Ausscheiden oft sehen
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Das Konto bleibt einfach aktiv
Das Passwort kennt noch die ehemalige Mitarbeiterin, das Smartphone synchronisiert weiter, die Lizenz wird jeden Monat bezahlt. Monate später weiß niemand mehr, warum das Konto existiert.
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Das Konto wird sofort gelöscht
Ohne vorherige Übertragung verschwinden eigene Drive-Dateien und Serientermine, Freigaben an Kunden laufen ins Leere. Nach 20 Tagen lässt sich nichts mehr zurückholen.
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Zugänge außerhalb von Google bleiben offen
Wer sich bei anderen Diensten mit seinem Google-Konto angemeldet hat, verliert dort oft erst den Zugang, wenn auch diese Dienste geprüft sind. Eine Liste der genutzten Werkzeuge hilft.
Zugriff auf das Postfach: erst klären, dann umsetzen
Entscheidend ist, ob die private Nutzung der dienstlichen E-Mail erlaubt oder geduldet war. Ist sie verboten, ist das Postfach dienstlich. Ist sie erlaubt, können private Nachrichten darin liegen, und der Zugriff wird deutlich schwieriger.
Die Konferenz der Datenschutzaufsichtsbehörden (DSK) hat dazu eine Orientierungshilfe zur Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz veröffentlicht. Bewährt hat sich: die Regel zur privaten Nutzung schriftlich festhalten, Kontakte rechtzeitig über den neuen Ansprechpartner informieren und geschäftliche Unterlagen vorher in gemeinsame Ablagen legen.
Häufige Fragen
Was passiert mit der E-Mail-Adresse eines ehemaligen Mitarbeiters?
Das entscheiden Sie. Üblich ist eine befristete Abwesenheitsnotiz mit neuem Ansprechpartner. Alternativ wird die Adresse nach dem Löschen des Kontos als Alias einer Gruppe oder eines Kollegen weitergeführt. Welche Variante bei Ihnen zulässig ist, hängt unter anderem davon ab, ob die private Nutzung des Postfachs erlaubt war.
Gehen Dateien verloren, wenn wir den Nutzer löschen?
Ja, wenn sie vorher nicht übertragen wurden. Beim Löschen bietet die Admin-Konsole an, Daten aus Drive und Docs, Kalender und Looker Studio an ein anderes Konto zu übertragen. Dateien im Papierkorb und E-Mails werden über diesen Weg nicht mitgenommen. Laut Google lässt sich ein gelöschter Nutzer bis zu 20 Tage lang wiederherstellen.
Kostet ein gesperrter Nutzer weiter Geld?
Ja. Ein gesperrtes Konto wird laut Google genauso berechnet wie ein aktives. Die Kosten enden erst, wenn das Konto gelöscht wird. Wer die Daten behalten muss, kann je nach Edition auf eine günstigere Archived-User-Lizenz umstellen.
Ist Google Drive ein Backup der Daten ausgeschiedener Mitarbeiter?
Nein. Drive hat Versionsverlauf und Papierkorb, aber keine festen Aufbewahrungsfristen. Gibt es Aufbewahrungspflichten, braucht es Google Vault (je nach Edition), eine Archived-User-Lizenz oder eine separate Sicherung.
Was kostet das Offboarding mit VEZOZA?
In der laufenden Google-Workspace-Betreuung ist das Offboarding enthalten, mehr unter Preise. Die Lizenzen, auch eine Archived-User-Lizenz, zahlen Sie direkt an Google.
Google Workspace, Gmail, Google Drive, Google Vault und Looker Studio sind Marken von Google LLC. VEZOZA ist mit Google nicht verbunden. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.