Kurz gesagt
Der Wechsel lohnt sich, wenn Ihr Team im Browser arbeitet und Zusammenarbeit wichtiger ist als Office-Makros. Hängt der Betrieb an Windows-Fachsoftware oder Excel-Makros, bleiben Sie besser bei Microsoft.
- Bestand aufnehmen: Postfächer, Dateien, Teams und angebundene Dienste
- Mail, Kalender und Kontakte vorab aus Exchange Online übertragen
- OneDrive und SharePoint nach Drive und in geteilte Ablagen
- DNS zum festen Termin umstellen, etwa einen Monat Überschneidung einplanen
Microsoft 365 oder Google Workspace: erst entscheiden, dann umziehen
Beide Plattformen sind ausgereift. Entscheidend ist nicht, welche besser ist, sondern welche zu Ihrer Software und zu Ihrer Arbeitsweise passt. Das klären wir, bevor eine einzige Mail umzieht.
Der Wechsel lohnt sich, wenn
- Ihre Fach- und Kundenprogramme im Browser laufen
- Ihr Team mobil, im Homeoffice oder an mehreren Standorten arbeitet
- Excel vor allem für Listen genutzt wird, kaum für Makros
- Outlook und Teams vor allem aus Gewohnheit im Einsatz sind
Bleiben Sie bei Microsoft, wenn
- Branchensoftware lokal installiert ist oder Outlook braucht
- eine Windows-Domäne oder ein Server im Haus läuft
- wichtige Abläufe an Excel-Makros und VBA hängen
- Postfächer seit Jahren in PST-Dateien archiviert werden
Im zweiten Fall ist Microsoft 365 mit einem Systemhaus, das Geräte, Netzwerk und Server vor Ort betreut, die bessere Lösung. Dafür nennen wir Ihnen Innovate Systems, ein IT-Systemhaus aus Wuppertal.
Was aus Microsoft 365 in Google Workspace wird
| Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|
| Outlook, Exchange Online | Gmail mit Labels statt Ordnern |
| Exchange-Kalender | Google Kalender, auch geteilte Kalender |
| OneDrive | Google Drive („Meine Ablage“) |
| SharePoint-Bibliotheken | geteilte Ablagen |
| Teams | Google Meet und Google Chat |
| Word, Excel, PowerPoint | Docs, Sheets, Slides, Office-Dateien bleiben bearbeitbar |
So läuft die Migration von Microsoft 365 zu Google Workspace
Google bringt eigene Werkzeuge für den Umzug aus Exchange Online, OneDrive und SharePoint mit. Sie kopieren Daten. Die Planung drumherum macht den Unterschied.
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Bestandsaufnahme
Postfächer, freigegebene Postfächer, Verteiler, Kalender, OneDrive, SharePoint, Teams und alle Dienste, die per Microsoft-Konto angemeldet sind.
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E-Mail, Kalender, Kontakte
Übertragung aus Exchange Online mit dem Datenmigrationsdienst der Admin-Konsole, vorab und im Hintergrund. Exchange bleibt dabei unverändert.
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Dateien und Chats
OneDrive und SharePoint nach Drive und in geteilte Ablagen, mit Ordnerstruktur und, wo möglich, Freigaben. Office-Dateien müssen nicht umgewandelt werden, Dateien mit Makros bleiben Office-Dateien. Nachrichten aus Teams-Kanälen lassen sich in Chat-Bereiche übertragen, Einzel- und Gruppenchats in der Regel nicht vollständig.
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DNS umstellen
MX, SPF, DKIM und DMARC zum vereinbarten Zeitpunkt auf Google, alte Autodiscover-Einträge entfernen, danach nachsynchronisieren. Details unter SPF, DKIM und DMARC. Etwa einen Monat laufen beide Lizenzen parallel.
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Einweisen und begleiten
Wer zehn Jahre mit Outlook gearbeitet hat, sucht in Gmail erst einmal die Ordner.
- Einweisung am eigenen Postfach: Labels, gemeinsame Kalender, Drive, Meet
- 2-Faktor-Schutz für alle Konten, Admin-Rechte nur, wo sie gebraucht werden
- Fragen der ersten Wochen beantworten, bis Microsoft gekündigt ist
Häufige Fragen
Microsoft 365 oder Google Workspace: Was ist besser?
Das hängt von Ihrer Arbeitsweise ab, nicht vom Produkt. Arbeitet Ihr Team überwiegend im Browser und ohne lokale Fachsoftware, ist Google Workspace meist einfacher zu betreiben. Hängen Ihre Abläufe an Windows-Domäne, Excel-Makros oder lokal installierter Branchensoftware, bleibt Microsoft 365 oft die bessere Wahl.
Gehen beim Wechsel E-Mails verloren?
Nicht bei einem geplanten Umzug. Postfächer werden vorab kopiert, die MX-Einträge zu einem vereinbarten Zeitpunkt umgestellt und danach wird nachsynchronisiert, was in der Zwischenzeit noch bei Microsoft angekommen ist. Das Migrationswerkzeug von Google verändert oder löscht nichts in Exchange Online.
Können wir unsere Word- und Excel-Dateien weiter nutzen?
Ja. Office-Dateien lassen sich in Google Drive speichern und direkt in Docs und Sheets bearbeiten, ohne sie umzuwandeln. Wer einzelne Dateien mit Makros oder komplexen Formatierungen braucht, öffnet sie weiterhin in Office.
Wie lange zahlen wir doppelt Lizenzen?
Planen Sie etwa einen Monat Überschneidung ein. In dieser Zeit laufen beide Umgebungen, damit nachsynchronisiert und geprüft werden kann. Danach kündigen Sie die Microsoft-Lizenzen. Die Google-Lizenzen laufen direkt auf Ihr Unternehmen.
Was kostet der Umstieg mit VEZOZA?
Richtwert: 590 € Grundpauschale plus 79 € je Postfach bis 15 GB, Dateien nach Drive 89 € je angefangene 50 GB, zzgl. MwSt. Den Festpreis nennen wir nach dem kostenlosen Erstgespräch, er hängt von der Zahl der Postfächer, der Datenmenge und den angebundenen Diensten ab. Die Lizenzen bei Google sind nicht enthalten. Die laufende Betreuung steht unter Preise.
Google Workspace, Gmail und Google Drive sind Marken von Google LLC, Microsoft 365, Outlook, OneDrive, SharePoint und Teams sind Marken der Microsoft Corporation. VEZOZA ist mit keinem der Anbieter verbunden.