Google Workspace für Duisburger Betriebe, umgestellt zu einem festen Stichtag.

Diese Arbeit nehmen wir Duisburger Betrieben ab

Häufig teilen sich in der Disposition mehrere Leute ein Postfach und ein Passwort. Wer welche Anfrage beantwortet hat, sieht niemand, und wenn jemand den Betrieb verlässt, bleibt das Passwort im Umlauf. In Google Workspace hat jede Person ein eigenes Konto, gemeinsame Adressen laufen über Gruppen. In Duisburger Betrieben ab etwa zehn Mitarbeitern richten wir das so ein und kümmern uns danach darum:

• Postfächer bei IONOS, Strato, Microsoft 365 oder einem anderen Anbieter ziehen wir samt Kontakten und Kalendern um. Kopiert wird vorab, umgestellt an einem festen Termin.
• Adressen wie dispo@ oder einkauf@ richten wir als gemeinsamen Posteingang ein. Dort lässt sich jede Anfrage einer Person zuweisen, und die Kollegen sehen, wer sich kümmert.
• Laufend legen wir Konten an und sperren sie, vergeben Rechte und erzwingen den 2-Faktor-Schutz. Ein tägliches Backup gehört dazu, ebenso eine laufende Sicherheitsprüfung.
• Die Domain, an der Google Workspace hängt, trägt meist auch Ihre Website. Die betreuen wir auf Wunsch mit, ebenso Ihr Google-Unternehmensprofil.

Alle Bausteine der Betreuung zeigt die Seite Google Workspace einrichten und betreuen.

Hafen und Stahl prägen die Duisburger Wirtschaft

Die Wirtschaftsförderung Duisburg Business & Innovation beschreibt Duisburg als einen der zentralen Logistikstandorte Europas und als größten europäischen Stahlstandort. Am Hafen haben sich laut duisport rund 300 Transport- und Logistikunternehmen angesiedelt, etwa 52.000 Arbeitsplätze hängen direkt oder indirekt an Hafen und Logistik. Dazu kommt ein Handwerk mit über 4.300 Betrieben und rund 20.000 Beschäftigten, so die Standortdaten der Wirtschaftsförderung.

Vier Beispiele, wie wir Google Workspace in solchen Betrieben einrichten:

• Speditionen und Logistikdienstleister

  Aufträge und Avise kommen per E-Mail, oft an eine gemeinsame Adresse. Im gemeinsamen Posteingang von Google Groups weisen Sie jede Anfrage einer Person zu, so sieht auch die Spätschicht, was noch offen ist. Lieferscheine und Ablieferbelege legen Sie als PDF in einer geteilten Ablage je Kunde ab. Für Transportaufträge und Telematik bleibt die Speditionssoftware zuständig.

• Zulieferer und Dienstleister der Stahlindustrie

  Wer für die großen Werke arbeitet, tauscht Werkszeugnisse und Zeichnungen mit Konzernen aus und beantwortet häufig auch deren Fragebögen zur IT-Sicherheit. Für diese Fragebögen liefern wir die Angaben zu 2-Faktor-Pflicht, Admin-Rechten, Freigaben und Datensicherung. Freigaben für „Jeder mit dem Link“ schalten wir ab, geteilt wird dann nur mit namentlich eingeladenen Personen.

• Groß- und Außenhandel

  Duisburg ist laut Wirtschaftsförderung Anfangs- und Endpunkt der Neuen Seidenstraße. Für Partner in China gilt eine Einschränkung: Google Drive und Meet sind dort ohne VPN in der Regel nicht erreichbar. E-Mails aus Gmail kommen an, Dateien für diese Partner verschicken Sie deshalb als Anhang. Für Rechnungen und Handelsbriefe per E-Mail gelten Aufbewahrungspflichten. Unser E-Mail-Archiv legt dafür jede ein- und ausgehende Mail unveränderbar ab.

• Handwerksbetriebe mit Kundendienst

  Betriebe aus Heizung, Sanitär und Elektro arbeiten mit Wartungsverträgen und Notdienst. Ein gemeinsamer Kalender zeigt den Bereitschaftsplan, Wartungen stehen als Serientermine mit Erinnerung darin. Anfragen an kundendienst@ sieht jeder im Büro, und wer einen Auftrag übernimmt, weist ihn sich im gemeinsamen Posteingang selbst zu.

Den Alltag regeln wir aus der Ferne

Google Workspace verwalten wir in der Admin-Konsole von Google, die von überall erreichbar ist. Neue Konten, geänderte Rechte und DNS-Einträge erledigen wir deshalb aus Wuppertal, Fragen Ihres Teams klären wir telefonisch oder im Videocall. Nach Duisburg kommen wir, wenn der Umstieg davon profitiert, etwa zur Bestandsaufnahme oder am Tag der Umstellung.

Für Duisburg gilt der Kilometersatz der Preisliste: 0,70 € je Kilometer, dazu die Fahrzeit zum halben Satz. Besuche legen wir deshalb auf Tage, an denen ohnehin viel passiert. Das Erstgespräch läuft per Video.

Fällt etwas aus, melden wir uns in der Regel innerhalb von vier Arbeitsstunden. Sind wir im Urlaub oder krank, übernimmt das Wuppertaler Systemhaus Innovate Systems. Es kennt Ihre Umgebung aus unserem Betriebshandbuch. Haben Sie weitere Standorte in Düsseldorf oder Essen, betreuen wir sie auf die gleiche Weise mit.

Die Umstellung planen wir um Ihre Disposition herum

In einer Spedition soll am Tag der Umstellung keine Anfrage untergehen. Deshalb läuft der Umzug in vier Schritten, und die Disposition arbeitet bis zum Stichtag im gewohnten Postfach.

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   Bestandsaufnahme

   Wir erfassen Postfächer, Weiterleitungen und Gruppenadressen. Dazu kommt jedes Programm, das selbst Mails verschickt, etwa die Speditionssoftware oder der Scanner im Lager.

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   Daten vorab kopieren

   Im Hintergrund kopieren wir E-Mails, Kontakte und Kalender. Ihr Team arbeitet in dieser Zeit normal weiter.

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   Umstellung zum Stichtag

   Wir stellen die MX-Einträge um und holen Mails nach, die in der Zwischenzeit noch im alten Postfach ankommen. Auf Wunsch geschieht das abends oder am Samstag, dafür gilt der Zuschlag aus der Preisliste.

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   Erster Arbeitstag

   Wir sind telefonisch erreichbar oder nach Absprache vor Ort, prüfen SPF, DKIM und DMARC und beantworten die Fragen der Disposition.

Wie der Umzug von einem bestimmten Anbieter im Detail abläuft, zeigen die Ratgeber Umzug von IONOS und Umstieg von Microsoft 365.

Rechenbeispiel für eine Spedition mit 25 Büroarbeitsplätzen

Google und VEZOZA rechnen getrennt ab. Ihre Lizenzrechnung kommt von Google, unsere Rechnung umfasst den Umzug und die monatliche Betreuung. Im Beispiel liegt jedes Postfach unter 15 GB, lizenziert ist Business Standard im Jahresvertrag.

Für dispo@, zoll@ und ähnliche Gruppenadressen fallen weder Lizenz noch Betreuungssatz an. Das E-Mail-Archiv nach GoBD kostet 5 € je Postfach im Monat plus 149 € Einrichtung. Welche Mails unter die Aufbewahrungspflicht fallen, bestätigt Ihr Steuerberater.

Für 10 und 15 Arbeitsplätze stehen eigene Rechenbeispiele im Ratgeber Kosten für 10 Mitarbeiter.

Was wir in Duisburger Betrieben nicht übernehmen

Unser Gebiet ist Google Workspace, dazu auf Wunsch Website und Google-Profil. Server, Netzwerk, Drucker, Lagerscanner und Windows-Rechner gehören nicht dazu, die Speditionssoftware selbst ebenso wenig. Dafür ist ein Systemhaus da, am besten eines mit kurzen Wegen nach Duisburg. Fehlt Ihnen eines, nennen wir Ihnen Innovate Systems aus Wuppertal. Das Systemhaus arbeitet laut eigener Seite auch im Ruhrgebiet und betreut Unternehmen in ganz NRW per Fernwartung.

Unsere Arbeitsweise im Bergischen Land beschreibt die Seite Google Workspace Betreuung aus Wuppertal. Wann ein zertifizierter Partner die bessere Wahl ist, steht im Ratgeber Partner oder selbst einrichten.

Häufige Fragen