Kurz gesagt
Für Bochumer Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern richten wir Google Workspace neu ein oder übernehmen eine Umgebung, die schon läuft. Arbeitet ein Team seit der Gründung damit, wie oft bei IT-Firmen und Ausgründungen, beginnen wir mit einer Prüfung von Admin-Rechten und Freigaben. Die laufende Betreuung rechnen wir je Arbeitsplatz ab.
- Bis zum Bochumer Rathaus fahren wir 34 Kilometer über A 46 und A 43, ohne Stau 28 Minuten
- Eine bestehende Umgebung zu übernehmen kostet 590 € netto, statt eines Umzugs
- Für Gesundheitsdaten legen wir ab Business Standard die Datenregion EU fest
- Partner ohne Google-Konto greifen per Besucherfreigabe mit PIN auf einzelne Ordner zu
Wir richten Google Workspace neu ein oder übernehmen es
In Bochum gibt es zwei typische Ausgangslagen. Etablierte Betriebe kommen von einem Hoster oder von Microsoft 365. Junge Technikfirmen arbeiten häufig schon seit der Gründung damit, aber ohne festen Administrator. Für Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern decken wir beides ab:
- Beim Umzug holen wir E-Mails, Kontakte und Kalender aus IONOS, Strato oder Microsoft 365, auch von anderen Anbietern. Die Daten wandern vorab, der Wechsel passiert an einem vereinbarten Tag.
- Bei der Übernahme prüfen wir Admin-Rollen, Freigaben nach außen, verbundene Apps und DNS. Was überflüssig ist, räumen wir auf, den neuen Stand halten wir im Betriebshandbuch fest.
- In der laufenden Betreuung legen wir Konten an, sperren sie beim Ausscheiden, vergeben Rechte und erzwingen 2-Faktor-Schutz. Dazu gehören die tägliche Datensicherung und die laufende Sicherheitsprüfung.
- Für die Suche nach Fachkräften zählen Website und Google-Unternehmensprofil. Beides kann Teil derselben Betreuung werden.
Eine vollständige Liste der Aufgaben steht auf der Seite Google Workspace einrichten und betreuen.
Die Hochschulen prägen den Standort Bochum
Laut Bochum Wirtschaftsentwicklung haben über 15.000 Unternehmen ihren Sitz in der Stadt, an den Hochschulen studieren fast 55.000 Menschen. Die Wirtschaftsförderung wirbt mit dem Satz „Deutschlands Hauptstadt für Cybersecurity“. Dahinter stehen unter anderem das Horst-Görtz-Institut für IT-Sicherheit an der Ruhr-Universität, an dem mehr als 150 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler forschen, und das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre. Auf dem Gesundheitscampus NRW arbeiten Landesinstitute und Unternehmen der Gesundheitswirtschaft nebeneinander, der Hochschulstandort dort gehört seit 2025 zur Hochschule Bochum.
Unternehmen aus diesem Umfeld stellen an Google Workspace verschiedene Anforderungen:
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Pflegedienste, Therapiezentren und Praxen
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Wir sorgen deshalb für eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Google, legen ab Business Standard die Datenregion EU fest und schränken Freigaben nach außen ein. Wer im Außendienst arbeitet, liest Mails und Termine auf dem Diensthandy. Für diese Geräte stellen wir ein, dass Google Workspace eine Displaysperre verlangt.
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IT-Sicherheit und Software
Wer Sicherheit verkauft, wird von Kunden nach dem eigenen Büro gefragt. Gewachsene Umgebungen zeigen häufig ähnliche Lücken: mehrere Super-Admins, Dateien mit öffentlichem Link, verbundene Apps, die keiner mehr nutzt, und Konten ehemaliger Mitarbeiter. Unser Sicherheits-Check für 490 € netto prüft genau diese Punkte und wird auf die Übernahme angerechnet. Admin-Konten sichern wir mit Sicherheitsschlüsseln ab, so wie es Google in seiner Hilfe zu Sicherheitseinstellungen empfiehlt.
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Ingenieurbüros und Ausgründungen
Arbeiten Sie mit Lehrstühlen oder Instituten zusammen, haben die Partner dort häufig kein Google-Konto. Über die Besucherfreigabe teilen Sie trotzdem einzelne Ordner mit ihnen, der Zugang läuft über eine PIN per E-Mail. Werkstudenten und Hilfskräfte bekommen eigene Konten mit engen Rechten, die wir zum Vertragsende sperren.
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Hausverwaltungen
Mieter und Eigentümer schreiben an dieselbe Adresse, dazu kommen Rechnungen von Handwerkern. Im gemeinsamen Posteingang weisen Sie jede Nachricht einer zuständigen Person zu, und die Vertretung sieht, was offen ist. Unterlagen ordnen Sie in geteilten Ablagen nach Objekten. Fotos von Schäden landen über die Drive-App auf dem Smartphone direkt im Ordner des Hauses.
Bis Bochum sind es mit dem Auto 28 Minuten
Für die meisten Aufgaben braucht es keine Anfahrt. Konten entsperren, Weiterleitungen ändern oder gelöschte Dateien wiederherstellen erledigen wir in der Admin-Konsole, Ihr Team erreicht uns per Telefon und Videocall. Nach Bochum fahren wir, wenn ein Gespräch am Tisch den Umstieg leichter macht.
| Weg | Strecke | Dauer |
|---|---|---|
| Regionalexpress und S-Bahn | RE49 bis Essen-Steele, weiter mit der S1 bis Bochum Hbf | 49 Minuten |
| S-Bahn mit Umstieg | S9 bis Essen-Steele, weiter mit der S1 bis Bochum Hbf | 65 Minuten |
| Auto über A 46, A 43 und A 448 | Büro Wuppertal-Barmen bis Rathaus Bochum, 34 km | 28 Minuten ohne Stau |
Bahn ab Wuppertal Hbf laut Fahrplanauskunft des VRR für den 28. Oktober 2026, Auto laut OpenStreetMap, Stand 27.10.2026. Stau auf der A 43 ist nicht eingerechnet.
Montags bis freitags sind wir von 9 bis 17 Uhr erreichbar. Störungen nehmen wir in der Regel binnen vier Arbeitsstunden auf, und bei Urlaub und Krankheit springt Innovate Systems aus Wuppertal ein. Das Systemhaus arbeitet mit dem Betriebshandbuch, das wir für Ihr Unternehmen anlegen. Unternehmen mit Standorten in Essen oder Dortmund betreuen wir genauso.
So übernehmen wir eine Umgebung, die schon läuft
Bei einer Übernahme zieht nichts um. Ihr Team arbeitet weiter wie bisher, während wir die Einstellungen in vier Schritten in Ordnung bringen.
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Eigener Admin-Zugang
Sie legen für uns ein eigenes Admin-Konto an, statt Zugangsdaten weiterzugeben. So ist jede Änderung im Protokoll der Admin-Konsole einer Person zugeordnet.
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Bestandsaufnahme
Wir lesen Nutzer, Gruppen, Admin-Rollen, externe Freigaben und verbundene Apps aus und gleichen sie mit Ihrer Mitarbeiterliste ab.
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Aufräumen und absichern
Überzählige Admin-Rechte entfernen wir, alte Konten werden gesperrt, öffentliche Links eingeschränkt. Der 2-Faktor-Schutz wird für alle Konten Pflicht. Die DNS-Einträge prüfen wir nach dem Ratgeber SPF, DKIM und DMARC.
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Betriebshandbuch und Betreuung
Den bereinigten Stand dokumentieren wir im Betriebshandbuch. Ab dann betreuen wir die Umgebung je Arbeitsplatz.
Die Übernahme kostet einmalig 590 €
Die Lizenzen rechnet Google direkt mit Ihrem Unternehmen ab. Von VEZOZA kommen ein einmaliger Betrag für Umzug oder Übernahme und danach eine feste Monatssumme. Für ein Team mit 15 Arbeitsplätzen sieht das so aus:
| Posten | Häufigkeit | Betrag |
|---|---|---|
| Übernahme einer laufenden Umgebung | einmalig | 590 € |
| oder Umzug von 15 Postfächern, 590 € + 15 × 79 € | einmalig | 1.775 € |
| Betreuung, 149 € + 15 × 27 € | monatlich | 554 € |
| Google-Lizenzen, Business Standard im Jahresvertrag, 15 × 13,60 € | monatlich | 204 € |
Der Sicherheits-Check für 490 € wird auf Umzug oder Übernahme angerechnet. Unsere Preise gelten bis 31.12.2027, Einzelheiten in der Preisliste. Google-Preis Stand 27.10.2026. Alle Preise netto, ggf. zzgl. USt.
Beispiele für 10 und 25 Arbeitsplätze enthält der Ratgeber Kosten für 10 Mitarbeiter.
Für Server und Praxissoftware brauchen Sie ein Systemhaus
Server, Netzwerk, Drucker und Arbeitsplatzrechner gehören nicht zu unserer Betreuung, Fachsoftware für Praxis oder Pflege ebenso wenig. Fehlt Ihnen dafür ein Systemhaus, stellen wir den Kontakt zu Innovate Systems aus Wuppertal her. Laut eigener Seite betreut es auch Unternehmen im Ruhrgebiet.
Google begrenzt die Business-Editionen auf 300 Nutzer, nachzulesen auf der Preisseite. Darüber hinaus übernimmt ein zertifizierter Google-Partner. Welcher Weg in welcher Lage passt, vergleicht der Ratgeber Partner oder selbst einrichten. Mehr über uns und unsere Termine vor Ort steht auf der Seite Google Workspace Betreuung aus Wuppertal.
Häufige Fragen
Wann lohnt sich ein Termin bei uns in Bochum?
Wenn ein Treffen vor Ort das Projekt voranbringt, zum Beispiel für die Bestandsaufnahme mit der Geschäftsführung oder am Umstiegstag. Die Anfahrt kostet laut Preisliste 0,70 € je Kilometer plus Fahrzeit zum halben Satz, netto. Alles Weitere erledigen wir von Wuppertal aus.
Wir arbeiten seit der Gründung mit Google Workspace. Was ändert sich, wenn Sie übernehmen?
Konten und Daten bleiben, wie sie sind, die Lizenzen laufen weiter auf Ihr Unternehmen. Wir bekommen ein eigenes Admin-Konto, prüfen Rollen, Freigaben, verbundene Apps und DNS und räumen auf, was keiner mehr braucht. Danach liegt die Administration bei uns. Die Übernahme kostet einmalig 590 €, netto, ggf. zzgl. USt.
Dürfen Pflegedienste und Praxen Gesundheitsdaten in Google Workspace speichern?
Die Entscheidung treffen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, für Heilberufe gilt außerdem § 203 StGB. Wir bereiten die technische Seite vor: Auftragsverarbeitung mit Google, Datenregion EU ab Business Standard, 2-Faktor-Pflicht und enge Freigaben. Pflegedokumentation und Abrechnung bleiben in Ihrer Fachsoftware.
Können Hochschulpartner ohne Google-Konto mitarbeiten?
Ja. Hat die Person am Lehrstuhl ein Google-Konto, geben Sie wie gewohnt frei, sonst bestätigt sie sich über die Besucherfreigabe mit einer PIN. Für ein gemeinsames Forschungsprojekt legen wir eine geteilte Ablage an, damit die Dateien Ihrem Unternehmen gehören und nicht dem Konto eines Werkstudenten. Endet die Zusammenarbeit, entfernen Sie die Externen aus der Ablage.
Bei uns wechseln jedes Semester Werkstudenten. Wie aufwendig ist das?
Für Sie kaum. On- und Offboarding gehören zur Betreuung: Wir legen das Konto an, sperren es zum Vertragsende und übertragen Dateien und Kalender an die zuständige Person. Den Ablauf beim Ausscheiden beschreibt der Ratgeber Mitarbeiter ausgeschieden. Abgerechnet wird nach aktiven Konten.
Google Workspace und Gmail sind Marken von Google LLC. VEZOZA ist mit Google nicht verbunden. Angaben zum Standort laut Bochum Wirtschaftsentwicklung, Horst-Görtz-Institut und Hochschule Bochum, Fahrzeiten laut VRR und OpenStreetMap, abgerufen am 27.10.2026.