Google Workspace für Remscheider Betriebe, betreut aus der Nachbarstadt Wuppertal.

Das übernimmt VEZOZA für Remscheider Betriebe

In einem Industriebetrieb deckt Google Workspace das Büro ab, die Fertigung bleibt außen vor. Vertrieb und Verwaltung schreiben dort Mails, planen Termine, legen Angebote ab und halten Videocalls. Gesteuert wird alles zentral über die Admin-Konsole. Für Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern kümmern wir uns um diese Punkte:

• Kommt Ihre Mail heute von IONOS, Strato, Microsoft 365 oder einem Exchange-Server im eigenen Haus, planen wir den Umzug mit festem Stichtag. Mails, Kontakte und Kalender kopieren wir vorher.
• Für Vertrieb, Einkauf, Konstruktion und Qualität legen wir geteilte Ablagen an. Die Rechte laufen über Gruppen, und die Dateien gehören dem Unternehmen, auch wenn jemand geht.
• Im Alltag legen wir Konten an, vergeben Rechte und schalten den 2-Faktor-Schutz verpflichtend. Verlässt jemand den Betrieb, sperren wir den Zugang. Das tägliche Backup ist enthalten, die Sicherheitseinstellungen prüfen wir laufend.
• Website und Google-Unternehmensprofil nehmen wir auf Wunsch in die Betreuung auf. Bei der Suche nach Auszubildenden ist beides oft der erste Kontakt.

Mehr zu Einrichtung und Betreuung lesen Sie auf der Seite Google Workspace einrichten und betreuen.

Remscheid liegt im Städtedreieck, die Anfahrt ist pauschal

Remscheid ist neben Wuppertal und Solingen die dritte Stadt im Bergischen Städtedreieck. Für Termine vor Ort gelten deshalb feste Beträge statt einer Abrechnung nach Kilometern. Die Anfahrt kostet 59 €, der Umstiegstag vor Ort 490 € für einen halben Tag, Anfahrt inklusive. Beide Preise netto, ggf. zzgl. USt.

Wie wir in den Nachbarstädten arbeiten, beschreiben die Seiten zu Solingen und zu Wuppertal und NRW.

Ein Drittel der Remscheider Wertschöpfung kommt aus der Industrie

Laut Bergischer IHK arbeiten 37 Prozent der Remscheider Industriebeschäftigten in der Fertigung von Metallerzeugnissen, die Werkzeugindustrie eingeschlossen. Weitere 17 Prozent sind im Maschinenbau tätig. Die NRW.BANK beziffert den Anteil der Industrie an der Wertschöpfung in Remscheid für 2022 auf 33,5 Prozent, den höchsten Wert im Städtedreieck.

So richten wir Google Workspace in Remscheider Betrieben ein:

• Werkzeughersteller mit Export

  Vertrieb und Außendienst arbeiten mit Händlern in vielen Ländern. Kataloge und Preislisten liegen in einer geteilten Ablage, die auch auf Messen per Tablet erreichbar ist. Wer oft mit Übersee zu tun hat, blendet im Kalender eine zweite Zeitzone ein, damit Termine mit Händlern in Asien oder Amerika auf Anhieb stimmen.

• Zulieferer und Lohnfertiger

  Schmieden, Härtereien, Galvaniken und Zerspaner tauschen Zeichnungen und Prüfberichte mit Kunden aus Autoindustrie und Maschinenbau. Große Dateien gehen als Drive-Link an benannte Empfänger, nach dem Auftrag entziehen Sie den Zugriff wieder. Hat ein Kunde kein Google-Konto, bestätigt er sich über die Besucherfreigabe mit einer PIN. Verlangt ein Auftraggeber ein TISAX-Label, dokumentieren wir die Einstellungen in Google Workspace für das Assessment.

• Handwerk und Familienbetriebe

  In manchen Betrieben läuft die Kundenpost noch über die private Adresse des Inhabers bei einem Freemailer. Spätestens bei der Übergabe an die nächste Generation wird das schwierig, weil Kontakte und Korrespondenz an einem Privatkonto hängen. Wir ziehen die Mails auf die Firmendomain um und legen Adressen wie auftrag@ oder rechnung@ an, die beim Betrieb bleiben.

• Praxen und Kanzleien

  Arztpraxen verschicken eAU und eArztbrief über KIM, den Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur. Daran ändert Google Workspace nichts. Es übernimmt die Organisation drumherum: Teamkalender, Dienstpläne, interne Absprachen und Dokumente wie das QM-Handbuch. Steuerkanzleien mit DATEV klären mit uns vorab, welche Funktionen an Microsoft Office hängen. Für beide gilt § 203 StGB, deshalb vereinbaren wir die Auftragsverarbeitung mit Google und wählen ab Business Standard die EU als Speicherort.

Für Halle und Serverraum gibt es ein Systemhaus

Rechner an den Maschinen, Server, Netzwerk und Drucker betreuen wir nicht, ebenso wenig Warenwirtschaft und CAD. Das gehört in die Hände eines Systemhauses. Innovate Systems aus Wuppertal ist laut eigener Seite auch in Remscheid im Einsatz und vertritt uns bei Urlaub und Krankheit, geregelt in Ziffer 8.3 unserer AGB. Im Erstgespräch legen wir fest, wo unsere Aufgaben enden und die des Systemhauses beginnen.

Was ein Betrieb mit 20 Büroarbeitsplätzen zahlt

Für die Lizenzen schickt Google eine eigene Rechnung, Umzug und Betreuung rechnen wir ab. Angenommen sind 20 Postfächer bis 15 GB, Business Standard im Jahresvertrag und ein Umstiegstag vor Ort.

Mitarbeiter in der Fertigung ohne eigenes Konto zählen nicht als Arbeitsplatz, die Abrechnung richtet sich nach aktiven Konten. Kleinere und größere Teams finden Sie im Ratgeber Kosten für 10 Mitarbeiter durchgerechnet.

Was am Umstiegstag in Remscheid passiert

Der Umstiegstag ist ein halber Tag bei Ihnen im Betrieb. Die Vorarbeit läuft vorher per Fernwartung, damit vor Ort Zeit für Ihr Team bleibt.

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   Vorher aus der Ferne

   Wir legen Konten und Gruppen an, richten die geteilten Ablagen ein und kopieren die bisherigen Mails. Ihr Team arbeitet bis dahin im alten System.

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   Am Morgen

   Die Mail-Einträge der Domain zeigen jetzt auf Google. Wir holen Nachzügler aus dem alten Postfach und prüfen, dass Mails ein- und ausgehen.

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   Am Arbeitsplatz

   Jede Person meldet sich an, richtet den 2-Faktor-Schutz ein und bekommt Gmail und Kalender aufs Diensthandy. Fragen beantworten wir direkt am Platz.

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   In den Tagen danach

   Die Betreuung läuft ab jetzt per Telefon und Fernwartung. In der ersten Woche kontrollieren wir die Weiterleitungen sowie SPF, DKIM und DMARC.

Häufige Fragen