Inhalt
Kurz gesagt
Essen ist Konzernstadt und Gesundheitsstandort, beides prägt die Einrichtung von Google Workspace. Den Umzug der Postfächer bieten wir Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern zum Festpreis an, danach übernehmen wir die Administration. Nach Essen kommen wir zur Bestandsaufnahme und am Umstiegstag, den Alltag regeln wir aus der Ferne.
- Mit dem Auto sind es 35 Minuten bis zum Rathaus, mit dem RE49 38 Minuten bis Essen Hbf
- Für Sicherheitsfragen Ihrer Auftraggeber dokumentieren wir die Einrichtung im Betriebshandbuch
- Praxen versenden Arztbriefe weiter über KIM, Google Workspace übernimmt den übrigen Schriftverkehr
- Bei 40 Arbeitsplätzen liegt die Betreuung bei 1.184 € monatlich (netto, ggf. zzgl. USt.)
Für Essener Teams übernehmen wir Einrichtung und Verwaltung
Mit der Buchung von Google Workspace ist Ihr Unternehmen auch Administrator. Google stellt die Werkzeuge bereit, Einstellungen und Pflege bleiben bei Ihnen. Essener Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern geben diesen Teil an uns ab:
- Postfächer mit Kontakten und Kalendern ziehen wir aus IONOS und Strato ebenso um wie aus Microsoft 365. Bis zum vereinbarten Umstellungstermin arbeitet Ihr Team im alten System weiter.
- Bei der Einrichtung legen wir 2-Faktor-Pflicht, Admin-Rollen und Freigaberegeln fest und dokumentieren alles im Betriebshandbuch.
- Die Betreuung je Arbeitsplatz deckt Ein- und Austritte, Rechte und Fragen Ihres Teams ab. Dazu kommt ein tägliches Backup aller Postfächer, Ablagen und Kalender.
- Website und Google-Unternehmensprofil können Sie bei uns mitbuchen.
Was alles dazugehört, steht in unserer Übersicht zur Workspace-Betreuung. Wie wir im Ruhrgebiet und im Bergischen Land arbeiten, zeigt unsere Seite für Wuppertal und NRW.
Konzerne fragen ihre Zulieferer nach der IT-Sicherheit
Laut der Essener Wirtschaftsförderung EWG haben 8 der 100 umsatzstärksten Unternehmen Deutschlands ihren Hauptsitz in Essen, darunter E.ON, RWE, thyssenkrupp und Evonik. Um diese Zentralen herum arbeiten Ingenieurbüros und Beratungen als Auftragnehmer.
Energieunternehmen ab einer bestimmten Größe gelten nach dem BSI-Gesetz als besonders wichtige oder wichtige Einrichtungen. Sie müssen nach § 30 BSIG auch die Sicherheit ihrer Lieferkette regeln, einschließlich der Beziehungen zu ihren unmittelbaren Anbietern und Diensteanbietern. Häufig geben sie diese Anforderungen per Fragebogen oder Vertragsklausel an ihre Dienstleister weiter.
Für den Teil, der Google Workspace betrifft, liegen die Antworten nach der Einrichtung schriftlich vor. Das Betriebshandbuch beschreibt 2-Faktor-Pflicht, Admin-Rollen, Freigabe- und Weiterleitungsregeln und den Ablauf, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Freigaben nach außen lassen sich laut Google-Hilfe auf erlaubte Domains beschränken, etwa auf die Ihrer Auftraggeber.
Beratungen, Praxen und Hausverwaltungen brauchen eigene Regeln
Die Gesundheitswirtschaft ist laut EWG die stärkste Branche der Stadt. In Essen arbeiten rund 1.300 niedergelassene Ärzte und Zahnärzte, dazu kommen 14 Klinikstandorte in vier Verbünden.
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Beratungen
Beraterinnen und Berater arbeiten oft gleichzeitig in den Systemen ihrer Auftraggeber und im eigenen Google Workspace. Jedes Mandat bekommt eine geteilte Ablage, auf die nur das Projektteam zugreift. Endet das Projekt, beschränken wir den Zugriff auf die Projektleitung, und die Unterlagen liegen weiter zentral.
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Praxen und Pflegedienste
Arztbriefe und Befunde laufen über KIM und die Praxissoftware, die Pflegedokumentation über die Pflegesoftware. Google Workspace übernimmt, was daneben anfällt, also Dienstpläne, Bewerbungen, Bestellungen und die Abstimmung im Team. Weil Patientendaten trotzdem in einer Mail landen können, muss die ganze Umgebung der Schweigepflicht nach § 203 StGB genügen. Wir verpflichten uns als Dienstleister ausdrücklich zur Verschwiegenheit. In der Umgebung gilt 2-Faktor-Pflicht, ab Business Standard außerdem die Datenregion Europa.
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Haus- und Immobilienverwaltungen
Jede Liegenschaft bekommt eine geteilte Ablage für Teilungserklärung und Protokolle. Wechselt die Sachbearbeitung, bleibt die Ablage, wo sie ist. Nach § 23 WEG können Eigentümer per Beschluss online an Versammlungen teilnehmen. Mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen dürfen sie auch rein virtuelle Versammlungen beschließen, für höchstens drei Jahre. Google Meet nimmt laut Preisseite von Google mit Business Standard bis zu 150 Teilnehmer auf, mit Business Plus bis zu 500.
Bis Essen sind es mit dem Auto 35 Minuten
Für Konten und Rechte müssen wir nicht in Ihr Büro. Wir arbeiten in der Admin-Konsole und beantworten Fragen am Telefon oder per Fernwartung. Einen Besuch in Essen planen wir, wenn die Arbeit vor Ort schneller geht, meist zur Bestandsaufnahme und am Umstiegstag.
| Weg | Strecke | Dauer |
|---|---|---|
| Regionalexpress RE49 | Wuppertal Hbf bis Essen Hbf | 38 Minuten |
| S-Bahn S9 | Wuppertal Hbf bis Essen Hbf | 47 Minuten |
| Auto über A 46, A 535 und A 44 | Büro Wuppertal-Barmen bis Rathaus Essen, 36 km | 35 Minuten ohne Stau |
Quelle für die Zugzeiten ist die Fahrplanauskunft des VRR (Stichtag Mittwoch, 28.10.2026), für die Autostrecke der Routenplaner von OpenStreetMap, Abruf am 27.10.2026. Stündlich fährt ein RE49, die S9 alle 30 Minuten. Im Berufsverkehr braucht das Auto länger.
Für Termine in Essen berechnen wir die Stunden vor Ort sowie Kilometer und Fahrzeit der Anfahrt, wie in der Preisliste beschrieben. Die Pauschale für den Umstiegstag gilt nur im Bergischen Städtedreieck. Für Unternehmen in Duisburg und Bochum gibt es eigene Seiten.
Google und VEZOZA stellen getrennte Rechnungen
Für Business Standard verlangt Google im Jahresvertrag 13,60 € monatlich je Nutzer (Oktober 2026). Diese Rechnung bezahlen Sie direkt an Google. Von uns kommt der Umzug zum Festpreis, für 30 Postfächer sind das 2.760 €: 590 € Grundpauschale, 20 × 79 € und ab dem 21. Postfach 10 × 59 €. Die Betreuung kostet bei 40 Arbeitsplätzen 1.184 € im Monat, weil ab dem 26. Arbeitsplatz 24 € statt 27 € gelten.
Funktionsadressen wie einkauf@ oder vertrieb@ laufen als Gruppe und zählen nicht als Arbeitsplatz. Beispiele für kleinere Teams enthält unsere Kostenrechnung für 10 Mitarbeiter, jede Position steht unter Preise. Die Beträge sind netto, ggf. zzgl. USt., und gelten bis 31.12.2027. Danach steigen sie nach fester Staffel um 3 % im Jahr.
Für den TI-Konnektor und die Server sind andere zuständig
Server und Windows-Rechner betreuen wir nicht, in Praxen auch nicht den Konnektor für die Telematikinfrastruktur. Dafür sind ein Systemhaus oder der Anbieter Ihrer Praxissoftware zuständig. Innovate Systems aus Wuppertal arbeitet laut seiner Seite für Essen auch für Essener Unternehmen. Während unserer Urlaube und bei Krankheit ist Innovate die Vertretung.
Konzerne selbst sind bei uns falsch. Die Business-Editionen von Google enden laut Preisseite bei 300 Nutzern, darüber braucht es Enterprise-Lizenzen und einen zertifizierten Google-Partner. Wann ein Partner die bessere Wahl ist, zeigt unser Vergleich Partner oder selbst einrichten.
Der Start beginnt mit einer Bestandsaufnahme
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Erstgespräch
Wir telefonieren oder sprechen per Video, das kostet nichts und dauert 20 bis 30 Minuten. Am Ende steht fest, ob ein Umzug oder ein Sicherheits-Check der erste Schritt ist.
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Bestandsaufnahme oder Sicherheits-Check
Steht ein Umzug an, erfassen wir Postfächer und Domains. Das geht per Video oder bei Ihnen in Essen. Läuft Google Workspace schon, beginnen wir mit dem Sicherheits-Check.
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Umstellung
Die Daten übertragen wir vorab. Am vereinbarten Termin stellen wir um, danach folgt eine Stunde Online-Einweisung für das Team.
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Betreuung
Ab dann haben Sie einen festen Ansprechpartner. Einmal im Quartal bekommen Sie einen Bericht über Umfang und Auffälligkeiten.
Häufige Fragen
Was kostet ein Termin bei uns in Essen?
Die Zeit vor Ort kostet 125 € je Stunde, mindestens eine Stunde. Für die Anfahrt kommen 0,70 € je Kilometer und die Fahrzeit zum halben Satz dazu, alles netto, ggf. zzgl. USt. Deshalb kommen wir vor allem zur Bestandsaufnahme und zum Umstiegstag, für alles Weitere genügen Telefon und Fernwartung. Einzelheiten stehen im Abschnitt Support der Preisliste.
Unser Auftraggeber schickt einen Fragebogen zur Informationssicherheit. Helfen Sie beim Ausfüllen?
Ja, für den Teil, der Google Workspace betrifft. Angaben zu Anmeldung, Admin-Rollen, Freigaben und Backup stehen im Betriebshandbuch. Fragen zu Rechnern, Netzwerk und Servern beantwortet Ihr Systemhaus. Ist der Fragebogen umfangreich, stimmen wir den Aufwand vorher mit Ihnen ab.
Läuft KIM dann über Google Workspace?
Nein. KIM ist der E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur, über den Praxen, Apotheken, Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen etwa Arztbriefe austauschen. Er setzt einen Zugang zur TI voraus und wird in die Praxissoftware eingebunden, so die gematik. Google Workspace läuft daneben für alles, was nicht über KIM gehen muss.
Müssen wir E-Mails nach GoBD archivieren?
Das klärt Ihr Steuerberater, die Pflicht liegt bei Ihrem Unternehmen. Ein Backup reicht dafür nicht. Wir bieten ein E-Mail-Archiv an, das jede ein- und ausgehende Mail unveränderbar speichert und zehn Jahre aufbewahrt. Es kostet 5 € je Postfach und Monat plus 149 € Einrichtung, so die Preisliste.
Unsere Auftraggeber arbeiten mit Microsoft 365. Ist Google Workspace dann die richtige Wahl?
In vielen Fällen ja. An Teams-Besprechungen nehmen Sie als Gast im Browser teil, sofern der Auftraggeber Gäste zulässt. Bei Microsoft 365 bleiben sollten Sie, wenn Ihre Fachsoftware Outlook voraussetzt oder ein Auftraggeber Microsoft-Konten vorschreibt. Wie der Wechsel abläuft, beschreibt unser Ratgeber zum Umstieg von Microsoft 365.
Google Workspace und Gmail sind Marken von Google LLC. VEZOZA ist mit Google nicht verbunden. Angaben zum Standort laut Essener Wirtschaftsförderung EWG, zu KIM laut gematik, zu Funktionen laut Google-Hilfe und Preisseite von Google, Fahrzeiten laut VRR und OpenStreetMap, abgerufen am 27.10.2026.