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Kurz gesagt
Mit VEZOZA wechseln Kölner Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern von IONOS, Strato oder Microsoft 365 zu Google Workspace. Große Projektdaten ziehen wir über mehrere Tage um, weil Google je Konto in 24 Stunden höchstens 750 GB annimmt. Die laufende Administration übernehmen wir von Wuppertal aus, nach Köln kommen wir nach Absprache.
- Der RE7 fährt in 30 Minuten von Wuppertal Hbf nach Köln Messe/Deutz und in 34 Minuten bis Köln Hbf
- Für Videoarchive und Kundenprojekte richten wir geteilte Ablagen mit Gruppenrechten ein
- Kanzleien bekommen die Verschwiegenheitsverpflichtung, die § 43e BRAO für Dienstleister verlangt
- Die Betreuung kostet 365 € im Monat mit 8 Arbeitsplätzen, jeder weitere 27 €, netto, ggf. zzgl. USt.
VEZOZA zieht Kölner Teams zu Google Workspace um und betreut sie
Für Google Workspace braucht ein Unternehmen jemanden mit Admin-Rechten und Zeit. Häufig erledigt das nebenbei die Person, die sich am besten auskennt, bis sie Urlaub hat oder kündigt. In Kölner Unternehmen ab etwa zehn Mitarbeitern übernehmen wir diese Rolle:
- Liegen Ihre Postfächer heute bei IONOS, Strato oder Microsoft 365, ziehen wir sie samt Kontakten und Kalendern um. Die Daten kopieren wir vorab, umgestellt wird zu einem festen Termin.
- Für Produktionen und Kundenprojekte legen wir geteilte Ablagen an. Wer was sieht, regeln Gruppen statt einzelner Freigaben.
- Zur Betreuung gehören Konten, 2-Faktor-Schutz, Ein- und Austritte, das tägliche Backup und die laufende Sicherheitsprüfung.
- Auf Wunsch kümmern wir uns auch um Website und Google-Unternehmensprofil, unter derselben Domain.
Was die Betreuung im Einzelnen umfasst, zeigt unsere Leistungsseite zu Google Workspace. Unsere Arbeit in der Region beschreibt die Seite Wuppertal und NRW.
Medien, Agenturen, Kanzleien und Handel brauchen verschiedene Einstellungen
Mit circa 150.000 Mitgliedsunternehmen zählt die IHK Köln zu den fünf größten Kammern in Deutschland. Zur Kultur- und Kreativwirtschaft gehören in ihrem Bezirk über 20.000 Unternehmen mit mehr als 30.000 Beschäftigten. Im Handel nennt die Kammer rund 30.000 Unternehmen, darunter Rewe und Obi.
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Medien und Produktion
Rund um WDR und RTL sind in Köln Produktionsfirmen und Studios entstanden, deren Rohmaterial je Produktion schnell mehrere hundert Gigabyte umfasst. Drive nimmt laut Google-Hilfe Dateien bis 5 TB an, jedes Konto lädt aber höchstens 750 GB in 24 Stunden hoch. Ein Archiv mit mehreren Terabyte ziehen wir deshalb über mehrere Tage um. Jede Produktion bekommt eine geteilte Ablage, freie Mitarbeiter kommen über eine Gruppe dazu. Ist die Produktion abgeschlossen, nehmen wir sie aus der Gruppe, und ihr Zugriff endet.
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Agenturen
Agenturen zeigen ihren Kunden täglich Entwürfe. Wer auf Kundenseite kein Google-Konto hat, bekommt Zugang über die Besucherfreigabe. Intern bekommt jeder Kunde eine geteilte Ablage, und eine Gruppe je Kundenteam regelt den Zugriff. Wechselt jemand ins andere Team, ändern wir eine Gruppe statt zwanzig einzelner Freigaben.
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Kanzleien
Nach § 43e BRAO braucht der Vertrag einer Kanzlei mit einem Dienstleister die Textform. Er muss den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichten. Für Kanzleien ergänzen wir unseren Vertrag um diese Verpflichtung, bevor wir auf die Umgebung zugreifen. Mit Business Standard oder Plus lässt sich außerdem festlegen, dass Google die von der Richtlinie erfassten Daten in Europa speichert, so die Google-Hilfe zu Datenregionen.
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Handel mit Filialen
Zentrale und Filialen schreiben sich viele kurze Nachrichten. Jede Filiale bekommt eine Adresse wie filiale-ehrenfeld@ als Gruppe, die mehrere Kolleginnen lesen und die keine eigene Lizenz kostet. Preislisten und Aushänge liegen in einer geteilten Ablage für alle Filialleitungen. Kasse und Warenwirtschaft laufen weiter in ihren eigenen Systemen.
Zur Messe arbeitet das Team vom Stand aus weiter
Die Koelnmesse veranstaltet Fachmessen wie ORGATEC, DMEXCO, Anuga und imm cologne. Zu ihren weltweit 76 Veranstaltungen kamen 2024 laut Koelnmesse mehr als 2,1 Millionen Besucherinnen und Besucher. Für Kölner Unternehmen, die dort ausstellen oder Stände bauen, sind Messewochen Ausnahmewochen.
Mit Google Workspace hat das Standteam Postfach und Unterlagen auf dem Smartphone. Den Standdienst plant ein gemeinsamer Kalender. Besucherkontakte erfasst das Team in einem Formular. Die Einträge landen in einer Tabelle, die der Vertrieb noch am selben Abend auswertet. Aushilfen bekommen für die Messe eigene Konten, die wir danach archivieren oder löschen.
Der RE7 braucht von Wuppertal bis Köln Hbf 34 Minuten
Den größten Teil der Betreuung bemerkt Ihr Team nicht. Konten, Gruppen und DNS-Einträge pflegen wir in der Admin-Konsole, Fragen beantworten wir am Telefon oder per Fernwartung. Ein Termin in Köln lohnt sich vor allem am Umstiegstag, wenn alle gleichzeitig Smartphone und Laptop neu verbinden.
| Weg | Strecke | Dauer |
|---|---|---|
| Regionalexpress RE7 | Wuppertal Hbf bis Köln Messe/Deutz | 30 Minuten |
| Regionalexpress RE7 | Wuppertal Hbf bis Köln Hbf | 34 Minuten |
| Regionalbahn RB48 | Wuppertal Hbf bis Köln Hbf | 42 bis 45 Minuten |
| Auto über A 46 und A 3 | Büro Wuppertal-Barmen bis Historisches Rathaus, 57 km | 43 Minuten ohne Stau |
Bahnzeiten aus der Fahrplanauskunft des VRR (Mittwoch, 28.10.2026), Autostrecke aus dem Routenplaner von OpenStreetMap, abgerufen am 27.10.2026. Der RE7 fährt stündlich, die RB48 zweimal in der Stunde. Im Berufsverkehr auf der A 3 dauert die Fahrt länger.
Köln liegt außerhalb des Bergischen Städtedreiecks, für das unsere Anfahrtspauschalen gelten. Die Anfahrt berechnen wir deshalb nach der Preisliste mit 0,70 € je Kilometer plus Fahrzeit zum halben Satz. Umstieg und Einweisung legen wir darum gern auf einen Besuch.
Google berechnet die Lizenzen, wir den Umzug und die Betreuung
Die Lizenzrechnung geht direkt an Ihr Unternehmen. Business Standard kostet im Jahresvertrag 13,60 € je Nutzer und Monat, Listenpreis Oktober 2026. Von VEZOZA bekommen Sie zwei Posten: den Umzug zum Festpreis und die Betreuung je Arbeitsplatz. Bei 18 Arbeitsplätzen kostet die Betreuung 635 € im Monat, 149 € Grundbetrag plus 18 × 27 €. Ziehen alle 18 Postfächer um, kostet das einmalig 2.012 €, 590 € Grundpauschale plus 18 × 79 €.
In Produktionsfirmen kann der Umzug der Dateien mehr kosten als der der Postfächer. Die Preisliste rechnet ihn mit 89 € je angefangene 50 GB ab. Abgeschlossene Produktionen bleiben deshalb manchmal besser auf dem Archivspeicher im Haus. Wie sich Lizenzen, Umzug und Betreuung im ersten Jahr summieren, zeigt der Ratgeber zu den Kosten für 10 Mitarbeiter. Jede Position mit Preis steht unter Preise, alle Beträge netto, ggf. zzgl. USt.
Schnittplätze und Server betreut ein Systemhaus
Unsere Arbeit endet bei Google Workspace und der Außenwirkung mit Website und Google-Profil. Rechner und Server betreuen wir nicht, ebenso wenig Schnittplätze, Speichersysteme im Studio oder Kassen. Diese Technik gehört zu einem Systemhaus. Mit Innovate Systems aus Wuppertal arbeiten wir eng zusammen. Das Systemhaus betreut laut seiner Seite für Köln auch Kölner Unternehmen und vertritt uns, wenn wir im Urlaub oder krank sind.
Ein Umzug folgt festen Schritten, mit Wartezeiten bei Google
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Erstgespräch
Das kostenlose Gespräch per Video dauert 20 bis 30 Minuten. Danach wissen wir, wie viele Postfächer umziehen und welche Edition passt.
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Bestandsaufnahme
Wir erfassen Postfächer, Weiterleitungen, Funktionsadressen und Domains, auf Wunsch bei Ihnen in Köln. Auf dieser Grundlage nennen wir den Festpreis.
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Vorbereitung
Vor der Umstellung entstehen Konten und geteilte Ablagen, und die E-Mails werden kopiert. Ihr Team arbeitet so lange im alten System weiter.
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Umstellung
Am vereinbarten Tag stellen wir die MX-Einträge um. Bis alle Mailserver sie kennen, können laut Google bis zu 72 Stunden vergehen. Ein zweiter Durchlauf holt die Nachzügler.
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Absicherung und Betreuung
DKIM lässt sich erst 24 bis 72 Stunden nach dem Start von Gmail einschalten, DMARC folgt danach. Ab dann läuft die Betreuung je Arbeitsplatz.
Häufige Fragen
Kommen Sie für Termine nach Köln?
Ja, nach Absprache, vor allem am Umstiegstag. Berechnet werden dann die Stunden vor Ort und die Anfahrt nach Kilometern und Fahrzeit, die Sätze stehen in der Preisliste. Für Konten, Rechte und Fragen im Alltag muss niemand nach Köln fahren, das erledigen wir aus Wuppertal.
Können Kunden ohne Google-Konto an Dateien mitarbeiten?
Ja, über die Besucherfreigabe. Ihre Kunden erhalten eine Einladung per E-Mail und bestätigen sich mit einer PIN. Danach können sie die Datei sieben Tage lang bearbeiten oder kommentieren und sich anschließend über denselben Link erneut bestätigen, so die Google-Hilfe. Die Funktion schalten wir in der Admin-Konsole ein.
Reicht Business Starter für eine Agentur oder Produktionsfirma?
Selten. Business Starter hat laut Preisseite von Google 30 GB Speicher je Nutzer und zeichnet keine Videokonferenzen auf. Business Standard bietet 2 TB je Nutzer, die das Team gemeinsam nutzt, und speichert Aufzeichnungen aus Meet in Drive. Business Plus kommt auf 5 TB je Nutzer und enthält Vault zum Aufbewahren von Daten.
Ersetzt Google Kalender den Fristenkalender der Kanzlei?
Nein. Fristen führen Sie weiter in Ihrer Kanzleisoftware, mit Vorfrist und Erledigungsvermerk. Google Kalender zeigt Besprechungen, Gerichtstermine und Abwesenheiten im Team. Wie das beA neben Google Workspace weiterläuft, steht auf unserer Seite für Düsseldorf.
Was passiert mit Postfach und Dateien, wenn jemand die Agentur verlässt?
Wir sperren das Konto und übertragen Dateien und Kalender an die Nachfolge oder die Teamleitung. Das Postfach bleibt als archiviertes Konto erhalten, oder wir leiten die Adresse an eine Kollegin weiter. Für ein archiviertes Konto berechnen wir 5 € im Monat, die Lizenz für archivierte Nutzer zahlen Sie an Google. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber Mitarbeiter ausgeschieden.
Google Workspace und Gmail sind Marken von Google LLC. VEZOZA ist mit Google nicht verbunden. Angaben zum Standort laut IHK Köln und Koelnmesse, zu Funktionen laut Google-Hilfe und Preisseite von Google, Fahrzeiten laut VRR und OpenStreetMap, abgerufen am 27.10.2026.