Wie wechseln Sie Ihre Google Workspace Betreuung?

So wechseln Sie die Google Workspace Betreuung im laufenden Betrieb

Ein Wechsel des Betreuers erfordert normalerweise keine neue Workspace-Umgebung. Google erlaubt, die Administration durch die Zuweisung von Administratorrollen zu verteilen. Daraus ergibt sich für einen reinen Betreuerwechsel: Postfächer, Dateien und E-Mail-Adressen können in derselben Umgebung bleiben.

Auch die Mailzustellung muss dafür nicht umgestellt werden. MX-Einträge bestimmen den empfangenden Mailserver, nicht den zuständigen Dienstleister. Anders liegt der Fall, wenn beispielsweise ein vorgeschalteter Spamfilter des bisherigen Anbieters entfällt. Solche Abhängigkeiten gehören vorab in die Bestandsaufnahme.

Wenn intern jemand Zeit, Wissen und eine Vertretung mitbringt, kann Ihr Unternehmen die Administration selbst übernehmen. Die Entscheidungshilfe Dienstleister beauftragen oder selbst einrichten behandelt diese Abwägung. Die laufenden Aufgaben beschreibt der Ratgeber zur Google-Workspace-Administration.

Wer kontrolliert Konto, Lizenzen und Domain?

Bevor Sie einen Übergabetermin vereinbaren, halten Sie die folgenden Zuständigkeiten schriftlich fest. Eine Rechnung des IT-Dienstleisters allein beantwortet sie nicht.

Super-Admin-Zugang

Als Super Admin öffnen Sie Konto › Administratorrollen › Super Admin › Administratoren. Dort sehen Sie die direkt zugewiesenen Administratoren, wie Google unter Rollenzuweisungen ansehen beschreibt. Ein Super Admin kann andere Administratoren verwalten; eine Helpdeskrolle reicht dafür nicht. Testen Sie einen Zugang, den Ihr Unternehmen selbst kontrolliert.

Lizenzen und Abrechnung

Unter Abrechnung › Abos öffnen Sie das Workspace-Abo. Bei einem Resellervertrag stehen dort laut Google-Hilfe „Reseller-Preis“ und der Anbietername. Notieren Sie Edition, Lizenzzahl, Laufzeit und Zahlungsturnus. Stimmen Sie diese Angaben mit Vertrag und Rechnungen ab.

Domain und DNS

Die eingebundenen Domains finden Sie unter Konto › Domains › Domains verwalten, einschließlich ihres Bestätigungsstatus. Der Zugang zur DNS-Verwaltung liegt jedoch beim entsprechenden Anbieter. Google empfiehlt, den Registrar über Zahlungsbelege oder eine Domainabfrage zu ermitteln. Registrar und DNS-Anbieter können verschieden sein. Lassen Sie sich deshalb beide Zugänge beziehungsweise Verwaltungsberechtigungen zuordnen.

Wenn auch der Lizenzanbieter wechseln soll

Ein kostenpflichtiges Abo lässt sich zwischen Resellern oder zu Google übertragen. Laut Googles Übertragungsanleitung bleiben Daten und Verfügbarkeit dabei unberührt. Voraussetzung sind Super-Admin-Rechte und gegebenenfalls die vorherige Domainbestätigung. Abos derselben Produktgruppe wechseln gemeinsam.

Unter Konto › Reseller-Verwaltung wählen Sie beim Abo Übertragen, das Ziel und anschließend Übertragungsautorisierung generieren. Für einen neuen Reseller benötigen Sie dessen öffentliche ID. Das ist der aktuell dokumentierte Ablauf zu der häufig als „Transfer-Token“ bezeichneten Freigabe.

Übertragungen an Reseller sind laut derselben Quelle höchstens zweimal pro Kalenderjahr möglich. Ein bestehender Jahrestarif führt grundsätzlich in einen neuen Jahrestarif; Ausnahmen gelten rund um die Verlängerung. Auch eine Lizenzreduzierung ist daran gebunden. Jährliche Vorauszahlungen werden beim Resellerwechsel weder erstattet noch übertragen. Lassen Sie neue Preise, Vertragsbeginn und Restverpflichtungen vorab bestätigen.

Beim Wechsel zu Google muss die direkte Abrechnung eingerichtet werden. Für aktive flexible und jährliche Abos nennt Google einen Kulanzzeitraum von sieben Tagen; gesperrte Abos bleiben zunächst gesperrt. Der bisherige Reseller kann die Übertragung auch über seine Partnerkonsole ausführen.

Wenn der Super-Admin-Zugang fehlt

Ein anderer erreichbarer Super Admin kann das Administratorpasswort zurücksetzen. Fehlt diese Möglichkeit, beginnt die Wiederherstellung nach Google-Anleitung über die hinterlegte Telefonnummer oder Wiederherstellungsadresse. Ohne diese Angaben kann der Assistent einen CNAME-Eintrag zur Domainbestätigung verlangen.

Bei der supportgestützten Wiederherstellung kommen ein CNAME- oder TXT-Eintrag sowie zusätzliche Nachweise zur Domain und den Kontodaten infrage. Dafür benötigen Sie eine erreichbare Kontaktadresse außerhalb des gesperrten Kontos. Ist der bisherige Administrator nicht erreichbar, gibt es auch für aktive Nutzer einen Weg, die Hochstufung zum Super Admin zu beantragen.

Das kann Tage beanspruchen: Für die Übernahme des DNS-Nachweises nennt Google bis zu 24 Stunden, anschließend können Rückfragen folgen. Das ist keine zugesagte Gesamtdauer. Fehlt auch der DNS-Zugang, muss zunächst dessen Wiederherstellung beim Anbieter geklärt werden.

Wie VEZOZA die bestehende Umgebung übernimmt

VEZOZA ist weder zertifizierter Google-Partner noch Reseller. Die Lizenzen laufen direkt zwischen Ihrem Unternehmen und Google; Konto und ein Super-Admin-Zugang bleiben bei Ihnen. Grundlage der Übernahme ist die Leistungsbeschreibung in den AGB, Abschnitt B1.

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   Bestand aufnehmen

   Wir erfassen Postfächer, Gruppen, Funktionsadressen, Domains und vorhandene Zugänge. Zur Übergabe gehören auch die Abhängigkeiten von Backup, Archiv, Weiterleitungen und angeschlossenen Anwendungen.

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   Zugänge und Rollen ordnen

   Kundenzugang und benötigte Verwaltungsrollen werden geprüft. Alte Rechte entfallen nach gesicherter Übergabe. Google empfiehlt persönlich zugeordnete Administratorkonten und mehrere Super Admins, getrennt von der täglichen Büroarbeit.

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   Sicherheitseinstellungen prüfen

   Wir prüfen Anmeldeschutz, Wiederherstellungswege und Freigaberegeln. Änderungen, die Mitarbeiter bei der Anmeldung betreffen, brauchen Vorbereitung. Ein funktionierender Ersatzweg verhindert, dass eine verschärfte Einstellung die Administration aussperrt.

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   DNS und Mail-Authentifizierung kontrollieren

   MX, SPF, DKIM und DMARC werden geprüft und bei Bedarf bereinigt. Ein vorhandener DKIM-Schlüssel allein genügt nicht: Google verlangt auch die Aktivierung und Prüfung der Signierung. Die Zusammenhänge erläutert unser Ratgeber zu SPF, DKIM und DMARC.

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   Überholte Zugriffe bearbeiten

   Konten Ausgeschiedener, externe Weiterleitungen, Drittanbieter-Apps und offene Freigaben werden auf ihren Zweck geprüft. Bei ehemaligen Mitarbeitern geht die Datenübergabe einer Löschung voraus; dazu gehört der Ablauf für ausgeschiedene Mitarbeiter in Google Workspace.

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   Betriebshandbuch und Betreuung starten

   Die Einrichtung wird dokumentiert. Danach beginnt die vereinbarte Betreuung mit Kontenverwaltung, Sicherheitsprüfung und Backup. Eine umfassende Bereinigung alter Datenbestände ist nach den AGB nicht Bestandteil der Übernahmepauschale.

Bestandsaufnahme und Prüfung können parallel zur Büroarbeit stattfinden. Eingriffe in Anmeldung, Freigaben oder Mailrouting müssen dagegen mit den betroffenen Abläufen abgestimmt werden. Solche Änderungen setzen wir zu einem abgestimmten Termin um.

Diese Unterlagen brauchen Sie vom bisherigen Betreuer

Vereinbaren Sie eine dokumentierte Übergabe. Die folgende Liste beschreibt den technischen Bedarf; welche Herausgabepflichten bestehen, richtet sich nach Ihrem bisherigen Vertrag.

• Super-Admin-Zugang: ein getestetes, vom Unternehmen kontrolliertes Konto einschließlich eigener Wiederherstellungswege.
• Domainverwaltung: Registrar- und DNS-Zugang, Vertragsdaten und Export der DNS-Einträge.
• Dokumentation: Konten, Rollen, Gruppen, Aliasse, Mailrouting, Weiterleitungen und bestehende Ausnahmen.
• Dienstkonten und Anwendungen: Zweck, Verantwortliche, Berechtigungen und Abhängigkeiten von Schnittstellen oder Automatisierungen.
• App-Passwörter: Liste der Anwendungen und zugehörigen Konten sowie ein Plan für Ersatz oder Widerruf.
• Backup und Archiv: Anbieter, Vertragsinhaber, Verwaltungszugänge, gesicherte Datenbereiche und Möglichkeiten zur Fortführung oder zum Export.

Google beschreibt, wie Administratoren App-Passwörter zuordnen und widerrufen. Entziehen Sie einen technischen Zugang erst, wenn seine Verwendung geklärt ist. Beispielsweise kann sonst der Versand aus einer angebundenen Anwendung ausfallen.

Bei VEZOZA regeln die AGB zur Vertragsbeendigung die spätere Herausgabe verwalteter Zugänge, DNS-Daten und auf Wunsch einer kurzen Übergabedokumentation ohne zusätzliche Vergütung. Für ein gebuchtes E-Mail-Archiv ist vor der Abschaltung ein vollständiger Export vorgesehen.

Welche Befunde eine Übernahme aufdecken kann

Diese Prüfmuster orientieren sich an Googles Sicherheitscheckliste für mittlere und große Unternehmen. Sie sind keine Auswertung von VEZOZA-Kundenfällen. Nicht jede dort genannte Funktion ist in jeder Edition verfügbar.

Die regelmäßige Kontrolle behandelt unsere Sicherheitscheckliste für Google Workspace.

Übernahmepreis und Beispiel für die laufende Betreuung

Die Preisliste nennt 590 € für die Übernahme. Anschließend kostet die Betreuung 365 € monatlich einschließlich der ersten acht Arbeitsplätze. Weitere Plätze kosten jeweils 27 €, ab dem 26. Arbeitsplatz jeweils 24 €. Das tägliche Backup ist enthalten. Alle Beträge netto, ggf. zzgl. USt.

Rechenbeispiel: Ein Immobilienbüro übergibt eine bestehende Umgebung mit 15 aktiven lizenzierten Nutzerkonten. Zusätzliche Projekte und das optionale Archiv sind nicht eingerechnet.

Google-Lizenzen kommen in allen Zeilen zusätzlich hinzu. Im Beispiel wird die Übernahme vollständig dem Startmonat zugerechnet. Die aktuellen VEZOZA-Preise gelten laut Preisstaffel bis zum 31.12.2027; danach steigen sie jährlich nach der veröffentlichten Staffel.

Das optionale E-Mail-Archiv kostet laut Preisliste 5 € je Postfach und Monat plus 149 € Einrichtung. Im Beispiel wären das zusätzlich 75 € monatlich. Archiv und Backup erfüllen unterschiedliche Aufgaben; den erforderlichen Aufbewahrungsumfang klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Was nach der Übergabe vereinbart ist

Die Workspace-Betreuung durch VEZOZA umfasst unter anderem Konten, Rechte, On- und Offboarding, Sicherheitsprüfungen und tägliche Sicherungen von Mail, Drive und Kalender. Nach AGB B2 ist sie auf durchschnittlich zwölf Minuten je Arbeitsplatz und Monat ausgelegt, gemessen über das Quartal. Mehrbedarf wird vor zusätzlichen Kosten abgestimmt.

Die Mindestlaufzeit beträgt laut denselben AGB zwölf Monate; anschließend ist die Betreuung mit 30 Tagen zum Monatsende kündbar. Endgeräte, Netzwerke, Drucker, lokale Server und Fachsoftware gehören nicht zum Leistungsumfang.

Servicezeit ist gemäß AGB zur Erreichbarkeit Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr, ausgenommen Feiertage in NRW. Bei einem Ausfall erfolgt die qualifizierte Rückmeldung in der Regel innerhalb von vier Arbeitsstunden, bei anderen Anliegen spätestens am nächsten Werktag. Das beschreibt den Beginn der Bearbeitung, keine garantierte Behebung.

Bei Urlaub oder Krankheit vertritt die Innovate Systems GmbH aus Wuppertal VEZOZA anhand des Betriebshandbuchs. Die Betreuung erfolgt bundesweit per Fernwartung, Vor-Ort-Termine in NRW nach Absprache. Für konkrete Störungen erläutert der Ratgeber zum Google-Workspace-Support die Zuständigkeiten.

Häufige Fragen