Google Workspace Neuerungen Oktober 2026

Google Workspace Neuerungen Oktober 2026: Was ist zu tun?

Die Google Workspace Neuerungen Oktober 2026 betreffen sowohl neue KI-Hilfen als auch die Verwaltung Ihrer Arbeitsumgebung. Für ein Büro mit 10–50 Arbeitsplätzen empfehlen wir zuerst drei Prüfungen: Wem gehören gemeinsame Kalender, wann entstehen Besprechungsnotizen und welche externen Dienste dürfen mit Gemini zusammenarbeiten?

Rapid Release ist Googles früher Veröffentlichungsweg, Scheduled Release gibt Unternehmen bei entsprechenden Neuerungen mehr Vorbereitungszeit. Eine schrittweise Einführung kann bis zu 15 Tage dauern, eine erweiterte auch länger. Maßgeblich bleibt die jeweilige Ankündigung, wie die Google-Hilfe zu Release-Tracks erläutert.

Zusatzkalender vor dem Offboarding übertragen

Ein zusätzlich angelegter Team- oder Urlaubskalender folgt künftig seinem Besitzerkonto: Wird dieses gelöscht, wird auch der Kalender gelöscht; bei einer Kontosperre wird er ebenfalls gesperrt. Die Änderung betrifft alle Workspace-Editionen und startet für beide Veröffentlichungswege am 5. Oktober mit einer erweiterten Einführung. Das beschreibt Google in der Meldung zum Kalenderbesitz.

Handlungsbedarf: Erfassen Sie gemeinsam genutzte Zusatzkalender und übertragen Sie deren Besitz vor dem Sperren oder Löschen auf eine zuständige Person. Eine Freigabe für das Team ersetzt die Besitzübertragung nicht. Ergänzen Sie diesen Schritt in Ihrer Offboarding-Checkliste für ausgeschiedene Mitarbeiter.

Meet: Notizen prüfen, nächste Schritte gezielt nutzen

Automatische Notizen aus dem September

Seit dem 29. September werden für beide Veröffentlichungswege neue Voreinstellungen wirksam, mit einer Einführung über möglicherweise mehr als 15 Tage. Bei Business Standard und Plus sind automatische Notizen für Besprechungen ab drei Personen standardmäßig eingeschaltet. Bei Enterprise Standard und Plus, Frontline Plus sowie Google AI Pro for Education ist dieser Standard ausgeschaltet; frühere Testeinstellungen können abweichen. Nutzer können den Standard ändern. Quelle: Googles Ankündigung zu Meet-Notizen.

Prüfen Sie die tatsächlichen Einstellungen, informieren Sie Teilnehmer und legen Sie fest, welche Gespräche protokolliert werden sollen. Prüfen Sie den Umgang mit vertraulichen Inhalten und die Freigabe der Notizen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Nach dem Meeting Aufgaben übernehmen

Meet bietet anschließend Routinen für einen E-Mail-Entwurf zur Nachbereitung und die Übernahme von Aufgaben nach Google Tasks. Voraussetzung ist, dass „Take notes for me“ während der Besprechung aktiv war. Verfügbar für Business und Enterprise Standard/Plus sowie Google AI Pro for Education; erweiterter Rollout für beide Wege seit 5. Oktober. Die Funktion ist administrativ standardmäßig erlaubt, Nutzer aktivieren ihre Routinen. Quelle: nächste Schritte in Meet.

Testen Sie das an einer internen Teambesprechung. Kontrollieren Sie Zuständigkeiten und Termine, bevor Sie die Ergebnisse weiterverwenden.

Zusätzlicher Verschlüsselungsschutz

Post-Quanten-Kryptografie soll Meet-Verbindungen gegen mögliche künftige Quantencomputer-Angriffe schützen. Für alle Workspace-Editionen beginnt die Einführung am 12. Oktober in beiden Veröffentlichungswegen, zunächst im Web und auf Raumsystemen, innerhalb von bis zu 15 Tagen. Mobile Unterstützung folgt später. Sie müssen nichts einstellen. Quelle: Googles Meet-Sicherheitsupdate.

Gmail AI Inbox und Live: zunächst auf die USA begrenzt

AI Inbox schlägt Aufgaben aus E-Mails vor und fasst wichtige Themen zusammen. Der Start betrifft Business und Enterprise Standard/Plus sowie Frontline Plus: Rapid Release seit 12. Oktober, Scheduled Release angekündigt ab 26. Oktober, jeweils innerhalb von bis zu 15 Tagen. Starter- und Education-Editionen sollen später folgen. Entscheidend für deutsche Unternehmen: Zunächst sind nur Nutzer in den USA mit US-Englisch berechtigt. Quelle: AI Inbox für Workspace.

Gmail Live ergänzt auf Android und iOS eine Sprachsuche mit gesprochenen Antworten und Verweisen auf die verwendeten E-Mails. Business und Enterprise Starter/Standard/Plus sowie Frontline Plus gehören zu den berechtigten Editionen. Beide Veröffentlichungswege starten am 15. Oktober mit bis zu 15 Tagen Einführungszeit, ebenfalls nur in den USA mit US-Englisch. Live ist bei vorhandenem Gemini-Zugang standardmäßig eingeschaltet und berücksichtigt bestehende Einstellungen für intelligente Funktionen und Personalisierung. Quelle: Gmail Live.

Für Arbeitsplätze in Deutschland entsteht daraus zunächst kein Umstellungsbedarf. Wechseln Sie nicht allein wegen dieser Ankündigungen die Edition. Die Kosten für Einrichtung und laufende Betreuung sollten Sie getrennt von der benötigten Google-Lizenz betrachten.

Skills vorbereiten, Gems noch weiterverwenden

Skills bündeln wiederverwendbare KI-Anweisungen. In der Gemini-App beginnt die Einführung für alle Workspace-Editionen und beide Veröffentlichungswege am 13. Oktober; der Abschluss ist für Mitte November vorgesehen. Der separate Start in Workspace ist dagegen verschoben, ohne bestätigten Ersatztermin. Quelle: aktualisierter Skills-Zeitplan.

Laut Googles Übergangsplan wandern Gems am 17. November in die Einstellungen und bleiben zunächst nutzbar. Für Business und Enterprise ist ihre Entfernung frühestens ab 1. März 2027 vorgesehen; dann sollen auch Studio-Abläufe mit „Ask a Gem“ nicht mehr funktionieren. Erfassen Sie deshalb wichtige Gems und betroffene Abläufe. Die Vorbereitung behandeln wir im Schwerpunkt Skills statt Gems in Gemini.

Workspace Studio bekommt mehr Steuerungsmöglichkeiten

Neue Bausteine ermöglichen verschachtelte Bedingungen, das Auslassen von Antwortmails als Auslöser, zusätzliche Kalenderdaten aus Meet und die Suche nach Dokumenten. Sie sind für Kunden mit Studio-Zugang standardmäßig verfügbar, innerhalb bestehender Admin-Regeln. Beide Veröffentlichungswege starten am 13. Oktober mit bis zu 15 Tagen Einführungszeit. Quelle: neue Studio-Bausteine.

Ein sinnvoller Test wäre eine Eingangsmail, die das passende Projektdokument sucht und einen Bearbeitungsschritt vorbereitet. Definieren Sie Verantwortliche und Fehlerfälle, bevor Sie solche Büroabläufe automatisieren lassen.

Markdown-Dateien direkt in Docs bearbeiten

Drive zeigt formatierte Vorschauen von Markdown-Dateien; Docs erlaubt gemeinsames Bearbeiten, ohne den Dateityp umzuwandeln. Alle Workspace-Editionen erhalten die Funktion in beiden Veröffentlichungswegen ab 5. Oktober innerhalb von bis zu 15 Tagen. Eine Aktivierung ist nicht nötig. Wer Anleitungen oder Texte als .md erhält, kann den neuen Weg ausprobieren; bestehende Dokumente müssen Sie nicht umstellen. Quelle: Markdown in Drive und Docs.

Gemini-Verbindungen zu externen Diensten prüfen

Bereits seit 15. September sind in beiden Veröffentlichungswegen MCP-Verbindungen etwa zu Salesforce, HubSpot und QuickBooks verfügbar. Sie sind für berechtigte Nutzer standardmäßig eingeschaltet. Für Unternehmen nennt die Integrationshilfe Business und Enterprise Standard/Plus; kostenpflichtige Drittdienste benötigen weiterhin deren eigenes Abonnement.

Prüfen Sie erlaubte Verbindungen unter Apps › Google Workspace Marketplace-Apps › App-Liste. Google hat diesen Verwaltungsweg am 30. September in der Meldung zu den Verbindungen korrigiert. Klären Sie, welche Kundendaten über welche Dienste verarbeitet werden sollen. Dazu gehört unser Schwerpunkt Gemini in Workspace steuern und Datenschutz prüfen.

Drei weitere Änderungen aus dem September

Administratorrechte mit Ablaufdatum

Seit der Ankündigung vom 23. September können alle Workspace-Editionen in beiden Veröffentlichungswegen Admin-Rollen zeitlich befristen. Die Rechte enden automatisch; der primäre Administrator ist ausgenommen. Nutzen Sie das bei Urlaubsvertretungen oder begrenzten Projekten und prüfen Sie bestehende Dauerberechtigungen. Quelle: befristete Admin-Rollen.

IMAP-Import bei der Einrichtung

Der seit 23. September für alle Workspace-Editionen und beide Veröffentlichungswege verfügbare Einrichtungsassistent importiert bisherige E-Mails eines einzelnen Nutzers. Domainbestätigung und E-Mail-Aktivierung müssen abgeschlossen sein. Für mehrere Postfächer verweist Google auf einen anderen Importweg. Quelle: IMAP-Import während der Einrichtung.

Planen Sie bei 10–50 Arbeitsplätzen weiterhin den gesamten Umzug einschließlich Kalendern, Kontakten und Umschalttermin. Unsere Ratgeber zum Umzug von IONOS und zum Umzug von Strato helfen dabei.

Drei Zeitzonen nebeneinander

Der Webkalender kann für alle Workspace-Editionen drei Zeitzonen anzeigen. Rapid Release läuft seit 25. September, mit geplantem Abschluss am 13. Oktober. Für Scheduled Release nennt Googles Aktualisierung den 18.–22. Oktober, der Rollout-Abschnitt abweichend den 19. Oktober als Start. Prüfen Sie deshalb die Verfügbarkeit im Konto. Bei internationalen Terminen lohnt das Einrichten zusätzlicher Zeitzonen; sonst müssen Sie nichts ändern. Quelle: drei Zeitzonen im Kalender.

Unsere Einschätzung

Für Unternehmen mit 10–50 Arbeitsplätzen haben Kalenderübergaben, bewusste Notizeinstellungen und geregelte KI-Zugriffe aus unserer Sicht Vorrang. Danach lohnt ein begrenzter Test der Meet-Routinen oder eines Studio-Ablaufs. Die neuen Gmail-Funktionen sind für deutsche Standorte zunächst ein Beobachtungsthema. Wenn Sie Google Workspace einrichten und betreuen lassen, sollten solche Änderungen in eine regelmäßige Prüfung Ihrer Umgebung einfließen.

Quellen

1. Google-Hilfe: Veröffentlichungswege und Einführungszeiträume
2. Google: Zusatzkalender folgen dem Besitzerkonto
3. Google: Neue Voreinstellungen für Meet-Notizen ab 29. September
4. Google: Nächste Schritte nach einer Meet-Besprechung
5. Google: Post-Quanten-Kryptografie in Meet
6. Google: AI Inbox für zahlende Workspace-Kunden
7. Google: Gmail Live für Workspace
8. Google: Aktualisierter Zeitplan für Skills
9. Google-Hilfe: Übergang von Gems zu Skills
10. Google: Neue Logik- und Suchschritte in Workspace Studio
11. Google: Markdown-Dateien in Drive und Docs bearbeiten
12. Google: Drittanbieter mit Gemini in Workspace verbinden
13. Google-Hilfe: Zugriff auf Workspace-Integrationen verwalten
14. Google: Zeitlich befristete Administratorrollen
15. Google: IMAP-Import während der Einrichtung
16. Google: Drei Zeitzonen im Kalender

Häufige Fragen